La gestione delle provvigioni è integrata ed automatizzata con i documenti del Ciclo Attivo
In Mago 4 troviamo il calcolo provvigionale in tutti i documenti del ciclo attivo: Ordini, DDT, Fatture, Ricevute Fiscali non incassate, Ricevute Fiscali e Note di Credito. Evidentemente in nota di credito le provvigioni calcolate vengono stornate all'agente.
Nelle Offerte a Cliente, invece, non troviamo il calcolo delle provvigioni, ma possiamo già specificare il codice dell'agente.
I dati relativi al calcolo provvigionale e le possibilità di intervenire su di essi sono uguali in tutti i documenti. Le provvigioni vengono liquidate esclusivamente sulla base delle Fatture, delle Ricevute Fiscali e delle Note di Credito.
Per le provvigioni che non sono calcolate in corpo documento nella scheda Agenti del documento notiamo che la checkbox Gestione Provvigione su Riga Documento non è impostata.
La checkbox Gestione Provvigione sul Riga Documento non è mai modificabile direttamente dal documento di vendita: viene impostata automaticamente da Mago 4 in base al parametro Corpo Documento presente sulla testa della Politica Provvigionale.
Le provvigioni vengono calcolate sul valore indicato nel campo Importo Base determinato secondo le impostazioni della Politica Provvigionale.
Sempre sulla base della Politica Provvigionale impostata viene riportata nel campo Percentuale la percentuale provvigionale riconosciuta all'agente.
L'Importo Provvigione dovuto all'agente viene calcolato applicando la Percentuale di provvigione all'Importo Base.
Se le provvigioni non sono gestite in corpo documento e in anagrafica dell'agente non è stato impostato il parametro Inibisci Modifica Provvigioni, nella scheda Agenti possiamo modificare la Percentuale di provvigione concessa e/o l'importo della provvigione stessa.
Alla destra dei campi Percentuale ed Importo Provvigione troviamo due tasti con disegnato un fulmine. Questo indica che i valori inseriti nei campi sono automatici, infatti non sono modificabili. Cliccando sul fulmine questo si trasforma in matita, per indicare che ora il dato è modificabile manualmente.
Quando le provvigioni sono calcolate in corpo documenti vediamo ugualmente il fulmine, ma anziché giallo appare grigio: infatti non possiamo intervenire sul tasto per passare alla modalità manuale.
Un dato inserito manualmente non viene mai ricalcolato da Mago 4. Se abbiamo impostato l'importo in manuale questo non viene ricalcolato neppure modificando la percentuale.
Se clicchiamo sui tasti matita e li ritrasformiamo in fulmine i dati vengono riproposti in automatico sulla base della politica impostata.
Anche per ogni singola riga del documento di vendita sono presenti diversi dati riguardanti il calcolo provvigionale.
Per ogni riga inserita in fattura possiamo vedere l'eventuale Categoria Provvigionale associata al cliente o all'articolo.
Possiamo anche controllare l'Importo Base determinato secondo le impostazioni della Politica Provvigionale utilizzata, la percentuale di provvigione concessa sempre in base alla Politica Provvigionale impostata e l'Importo Provvigione calcolato applicando la percentuale provvigionale all'Importo Base.
Se le provvigioni sono calcolate in corpo documento nella scheda Agenti della testa troviamo il riepilogo delle informazioni presenti sulle righe
Se le provvigioni sono definite in corpo documento l'eventuale modifica deve essere eseguita in corpo. Anche in questo caso, se in anagrafica dell'agente è stato impostato il parametro Inibisci Modifica Provvigioni, non è possibile alcuna variazione.
Nella scheda Agenti della Vista di Riga troviamo tre bottoni Fulmine/Matita.
Quando viene visualizzato il Fulmine il dato relativo (Categoria Provvigionale, Percentuale o Importo Provvigione) è gestito automaticamente da Mago 4, quindi non modificabile. Cliccando sul fulmine compare una matita ed abbiamo quindi la possibilità di inserire manualmente il dato che ci interessa.
I dati gestiti manualmente (matita) non vengono mai ricalcolati dal programma: anche il campo Importo Provvigione, se impostato come manuale, non viene ricalcolato neppure modificando la Percentuale provvigionale.
I movimenti agenti generati
Nel corso di questa lezione affronterai i Movimenti Agenti. Tramite una specifica procedura, la Generazione Provvigioni, Mago 4, per ogni Fattura, Ricevuta Fiscale e Nota di Credito dove è presente un Agente, crea un documento: il Movimento Agente, nel quale vengono riepilogati i dati provvigionali. La liquidazione delle provvigioni avviene di conseguenza sui Movimenti Agenti.
Nel corso di questa lezione imparerai ad utilizzare:
- la generazione dei movimenti provvigionali;
- il controllo della posizione degli agenti con le apposite stampe.
Per una completa gestione degli agenti con Mago 4, non è sufficiente inserire nelle fatture di vendita i dati relativi: bisogna generare degli appositi movimenti.
La generazione dei Movimenti Agenti avviene in modo completamente automatico: la procedura Generazione Provvigioni esamina Fatture, Ricevute Fiscali e Note di credito e, sulla base dei dati presenti, genera i movimenti relativi.
Qualora volessimo integrare i dati generati da Mago 4 con dati non derivanti dalla gestione del programma, possiamo inserire manualmente ulteriori Movimenti Agenti.
Per generare le provvigioni relative ad un determinato periodo, nel riquadro Periodo Provvigioni, specifichiamo l'intervallo di date per il quale vogliamo creare i Movimenti Agenti.
Lasciando impostato il parametro Elabora Provvigioni Mago 4 controlla tutte le Fatture, Ricevute Fiscali e Note di Credito del periodo specificato, generando un movimento per ogni documento dove è presente un agente.
Se il calcolo provvigionale effettuato sui documenti potrebbe non essere corretto (ad esempio perché abbiamo recentemente modificato delle Politiche Provvigionali, impostiamo il parametro Ricalcola Provvigioni in modo tale che venga rieseguito ogni conteggio provvigionale per ogni singolo documento.
Le provvigioni vengono corrisposte all'agente sulla base dei movimenti provvigionali presenti in archivio.
Come abbiamo visto i Movimenti Agente vengono generati automaticamente dalla procedura Generazione Provvigioni. Per particolari esigenze possiamo tuttavia inserire i movimenti manualmente.
Nel caso in cui una fattura abbia una scadenza su più rate e la maturazione delle provvigioni sia sull'incassato o alla scadenza rata, abbiamo un unico Movimento Agente nel quale sono presenti più Rate
La testa di ogni movimento riporta i codici dell'Agente e della Politica Provvigionale, il Tipo di Maturazione e la % Maturata in Data Fattura. Il campo Totale Provvigione non risulta modificabile poiché viene sempre determinato come somma dei dati presenti nella scheda Corpo Movimenti.
Nella scheda Dati Documento di Vendita troviamo le informazioni principali sul documento dal quale è stato generato il movimento. I campi Tot. Imponibile ed Importo (Fatturato dell'Agente) possono differire tra loro. Il primo riporta l'imponibile del documento, così come appare nella scheda Totali del documento stesso, il secondo, invece, viene calcolato non considerando né le spese né lo sconto finale.
Risulta quindi più elevato l'imponibile in presenza di spese, mentre risulta più elevato l'importo nel caso di sconto finale.
Abbiamo già visto che le provvigioni di una fattura possono essere corrisposte su più rate ed abbiamo detto che anche in questo caso abbiamo un unico movimento: troviamo nella griglia della scheda Corpo Movimenti le rate nelle quali è suddivisa la provvigione.
Nel caso di maturazione provvigioni Sul Fatturato abbiamo sempre un'unica rata provvigionale con numero rata 0, mentre con maturazione Sull'Incassato e A Scadenza Rata abbiamo tante rate provvigionali quante sono le rate di scadenza della fattura, ognuna con un numero progressivo che parte da 1.
Per ogni rata Mago 4 indica l'Importo Base sul quale viene calcolato l'Importo Provvigione e la Data di Prevista Maturazione. Abbiamo anche la Data di Effettiva Maturazione, tranne che per le provvigioni Sull'Incassato.