CARATTERISTICHE FUNZIONALI
L'introduzione della fatturazione elettronica ha rappresentato una grande opportunità per riorganizzare i processi aziendali ed ottimizzarli. Ed è nell'ottica del miglioramento nell'utilizzo di Mago4 che Project++ ha sviluppato il verticale "Fatturazione Elettronica Magica" - in breve FatelMagica - parte della suite M4GIE, utile a collegare le fatture ricevute al modulo acquisti dell'Erp Microarea e, nello specifico, registrare una fattura di acquisto collegandola automaticamente alle bolle di carico già rilevate o agli ordini a fornitore.
Punti di forza di FatelMagica sono:
- contabilizzazione automatica del documento;
- allineamento con il ciclo passivo;
- eliminazione di lavoro aggiuntivo manuale da parte del personale amministrativo;
- collegamento di un documento con i reparti aziendali interessati (ad esempio amministrazione, ufficio acquisti, magazzino...).
>> PREREQUISITI <<
Il verticale necessità di Mago4 2.5.1 o superiore e del modulo standard di Microarea per la ricezione delle fatture passive, oltre che i servizi Zucchetti Digital Hub attivi e configurati. Il verticale non è compatibile con Mago.net.
>> LINEE GUIDA <<
La rilevazione delle fatture di acquisto resta in ogni azienda una procedura cruciale per l'attenzione da porre alla rilevazione puntuale dei costi, specie se l'azienda applica verifiche per il controllo di gestione.
È in questo ambito che è stato risolto il problema di rilevare automaticamente le fatture di acquisto consentendo un collegamento dinamico delle bolle di carico o degli ordini a fornitore, integrando le funzionalità che al momento Mago4 non ha.
Nonostante si sia notevolmente velocizzato l'intero processo di registrazione delle fatture ricevute, il modulo non si propone di consentire la rilevazione totalmente automatizzata e senza controllo delle fatture ricevute, essendo tale obiettivo concretamente irrealizzabile alla luce degli attuali tracciati della fattura elettronica e della mancanza di uno standard concreto di riferimento per collegare i riferimenti di riga di bolle e ordini alle fatture.
A questo si aggiunge che molto spesso le modalità con cui le bolle di carico e/o gli ordini a fornitore sono rilevate in Mago subiscono logiche non corrette che costringono a operazioni di verifica manuale.
Con questa opportuna premessa, il modulo consente di predisporre un documento di acquisto, basandosi sui dati ricevuti dallo SdI, ma demanda all'operatore l'effettivo salvataggio del documento non prima di aver comunicato attraverso opportuni messaggi tutte le anomalie che la procedura automatica ha incontrato nel tentativo di popolare le informazioni necessarie al collegamento con il ciclo passivo, consentendo all'utente di operare le opportune modifiche e concludere il salvataggio con cognizione di causa.
Allo stato attuale la procedura, mirando ad una concreta velocizzazione dei tempi necessari alla rilevazione, non gestisce la rilevazione di note di credito ricevute o di fatture di professionisti, che dovranno quindi essere normalmente rilevate come da standard previsto da Microarea; nella fattispecie le note di credito registrate dal ciclo passivo dovrebbero generare una scrittura contabile che poi andrà collegata nella procedura già prevista da Microarea per la rilevazione dei documenti digitali.
Il risultato finale della procedura "Fatturazione Elettronica Magica" è comunque integrato completamente in Mago, come se si fosse effettuata la registrazione prevista da Microarea.
>> DATI NECESSARI AL CICLO PASSIVO <<
Le informazioni presenti in fattura che sono necessarie per il collegamento al ciclo passivo sono le seguenti:
- codici articolo per merci o servizi;
- unità di misura;
- condizioni di pagamento;
- numero dei ddt con cui gli articoli sono stati consegnati;
- numero dell’ordine e posizione a cui le righe della fattura si riferiscono.
Prima del DH tali informazioni non erano obbligatoriamente presenti sulle fatture cartacee ricevute ed è sempre stato possibile registrare tali documenti e collegare il ciclo passivo di Mago4 senza alcun problema. Esattamente come prima bisognava comprendere dal contenuto della fattura i dati necessari e specifici, così il modulo FatelMagica ha al suo interno la capacità di navigare le informazioni presenti in fattura cercando di trovare le necessarie corrispondenze in Mago4.
>> RICERCA DEGLI ARTICOLI DI MAGAZZINO <<
Per ogni riga di fattura ricevuta il verticale tenta di localizzare il corretto codice articolo di magazzino secondo queste priorità:
- il codice articolo presente in fattura viene ricercato tra i codici articolo del fornitore presenti in Mago
- il codice articolo presente in fattura viene ricercato tra i codici articolo di magazzino, anche considerando che il codice del fornitore può essere utilizzato in Mago con un prefisso tipicamente imposto per distinguere famiglie di articoli; a titolo di esempio se il fornitore presenta in fattura il codice 765-3D4553 ed in Mago è presente un articolo con codice MS765-3D4553 esso viene individuato come codice articolo da utilizzare per la rilevazione.
Nell'ipotesi in cui il codice articolo non fosse presente nella fattura o non fosse individuabile, verrebbe inserita una riga senza codice articolo, ma l'utilità di registrare una fattura così predisposta è pressoché nulla considerato l'obiettivo di gestione del ciclo passivo.
Come si avrà modo di verificare durante l'utilizzo, la ricerca degli articoli di magazzino è controllata da un apposito parametro:
Disattivando il “cerca articoli con LIKE” il codice articolo viene localizzato se esiste una corrispondenza esatta.
>> RICERCA DELLE UNITÀ DI MISURA <<
L'unità di misura è un elemento non necessario ai fini della registrazione della fattura di acquisto se all'interno di Mago gli articoli di magazzino sono correttamente impostati con le specifiche per le unità di misura per il carico.
Ciò nonostante, se la fattura riporta una specifica unità di misura essa viene ricercata, considerando però che tale informazione dell'xml della fattura è un testo descrittivo e non necessariamente corrisponde al codice di una unità di misura di Mago.
Per questo motivo è stata estesa l'anagrafica delle unità di misura generiche per accogliere degli alias, ovvero le varie e diverse descrizioni che ogni fornitore, sulle proprie fatture, utilizza per le unità di misura.
La ricerca della corretta unità di misura avviene prioritariamente tra quelle generiche con un codice uguale a quanto riportato dal fornitore in fattura, altrimenti per alias. Nel caso in cui la fattura non riporti l'unità di misura il programma propone lo standard previsto da Mago per l'articolo, avvisando però l'utente che l'unità di misura necessità di essere verificata.
>> RICERCA DELLE BOLLE DI CARICO <<
La ricerca delle bolle di carico avviene in modo invisibile per ogni riga di fattura presente nel documento ricevuto dallo SdI. All'interno del documento il fornitore potrebbe aver indicato i numeri e le date delle bolle a cui la fattura si riferisce, e tali informazioni vengono usate per rintracciare tra tutte le bolle di carico non ancora fatturate di quel fornitore le righe che possono essere utilizzate per collegare le fatture.
Nella ricerca è possibile includere, tramite l'apposita tile "DDT Correlati", anche le altre bolle non fatturate presenti a sistema, selezionando il flag "collega".
La ricerca dei DDT avviene prioritariamente per quelli indicati nel file xml, altrimenti è possibile selezionare o deselezionare qualsiasi ddt presente in lista. Il sistema ricerca tutte le righe dei ddt non ancora fatturati e confronta riga per riga il codice articolo e le quantità fatturabili, anche convertendo le unità di misura tra la fattura ed i ddt in modo da renderli confrontabili.
Se ad esempio un ddt ha due righe per lo stesso codice articolo, come potrebbe accadere nel caso di articoli a lotto, oppure se un articolo è presente su più di un ddt, la riga della fattura viene "spalmata" e collegata, sino a capienza, per ogni singola riga dei ddt estratti, in modo da chiudere correttamente tutte le righe delle bolle di carico impostandole come fatturate.
Eventuali quantità della fattura che fossero non collegabili a ddt sono comunque inserite in fattura ma l'operatore, con un chiaro messaggio, ne viene avvertito:
Una volta che la procedura ha collegato le righe di eventuali bolle di carico è comunque possibile modificare manualmente qualsiasi collegamento attraverso le due colonne aggiuntive esposte nella griglia delle righe:
In un corretto processo di acquisto le righe degli ordini a fornitore, seppure possono essere presenti nella fattura xml ricevuta, sono in realtà già state correttamente indicate sulle bolle di carico per cui il verticale si collega automaticamente a tali righe ricavando l'informazione dalle righe delle bolle di carico individuate automaticamente.
>> RICERCA DEGLI ORDINI A FORNITORE <<
In caso di ricezione di fatture non legate a bolle di carico, come nel caso di servizi, il modulo è in grado di ricercare le righe degli ordini a fornitore da evadere sulla falsariga delle logiche di ricerca implementate per le bolle di carico.
Anche in questo caso sono gestite le diverse unità di misura durante la ricerca e le righe delle fatture vengono automaticamente "spalmate" agganciandole a tutte le righe degli ordini che possono corrispondere al criterio di ricerca.
E' comunque possibile ricavare i numeri di ordine dall'xml della fattura o da tutti gli ordini non ancora fatturati, intervenendo sulla griglia dei documenti estratti:
>> ANAGRAFICA DEL FORNITORE <<
Il modulo consente di anagrafare automaticamente il fornitore presente nell'xml della fattura ricevuta, riportando il codice assegnato direttamente in griglia e consentendo quindi l'immediata apertura e completamento dei dati eventualmente mancanti.
>> UTILIZZO DEL MODULO <<
Una volta attivo il modulo aggiunge una propria voce di menu all'interno del modulo Comunicazioni Digitali di Mago:
>> PARAMETRI PREVISTI <<
La prima parte della maschera presenta una serie di parametri che illustriamo:
- Fornitore: consente di filtrare i documenti ricevuti da uno specifico fornitore o da una partita iva.
- Dalla data - Alla data: corrisponde al periodo all'interno del quale la fatture sono state ricevute.
- Data Documenti Collegati: è la data a partire dalla quale le bolle di carico e gli ordini a fornitore non fatturati vengono inclusi nelle ricerche; questa data non si applica ai documenti esplicitamente citati all'interno dell'xml della fattura.
- Solo Dati Testa: consente di popolare la fattura solo con i dati di testa del documento, come il numero e la data, ignorando quindi le righe.
- Cerca in tutti i ddt non fatturati: include nella ricerca tutti i ddt non fatturati anche se non sono stati esplicitati nella fattura elettronica; tale funzione è utile se si vogliono registrare fatture per le quali non si è sicuri che l'informazione sia presente nel documento elettronico.
- Cerca in tutti gli ordini non fatturati: analogo al flag precedente, ma per gli ordini.
- Collega le fatture a: consente di discriminare a quale documento la fattura in corso di registrazione deve essere collegata, se alle bolle di carico o agli ordini ancora da fatturare.
>> ESTRAZIONE DELLE FATTURE <<
La pressione del tasto "ESTRAI" mostra le fatture presenti nel sistema, preventivamente scaricate dal Digital Hub attraverso la già prevista procedura di "Fatturazione Elettronica Passiva" prevista come standard da Microarea.
Come si evince dalla figura seguente, appena si seleziona una riga della tile "documenti estratti" il sistema propone, nella tile "DDT Correlati" tutti i ddt presenti a sistema discriminando però tra quelli esplicitati nel file xml e quelli aggiuntivi, la cui presenza è controllata dal già citato flag "Cerca in tutti i ddt non fatturati".
L'avvio della procedura, con lo start presente sulla toolbar principale
consente l'apertura del documento di acquisto ed il popolamento dei dati, con la visione di tutti i messaggi di avviso utili.
>> VISUALIZZAZIONE DEL FORMATO SEMPLIFICATO DELLA FATTURA <<
La pressione del tasto "Visualizza Documento" consente la visualizzazione secondo il formato arricchito Assosoftware del documento direttamente nel browser predefinito dal sistema operativo dell'utente, da cui quindi può essere lanciata la stampa.
>> SALVATAGGIO DELLE FATTURE <<
Al salvataggio della fattura vengono effettuati diversi controlli di congruenza, comunicando all'utente se il totale fattura non combacia con quanto previsto dall'xml della fattura elettronica, se ci sono difformità sulle righe specifiche sia a livello di codici iva che di importi.
Una volta salvato il documento e dopo che Mago ha generato automaticamente il documento contabile di destinazione, è possibile consultare direttamente tale documento all'interno del quale sono presenti i riferimenti allo SdI e nella tile group degli eventi è possibile consultare regolarmente la fattura ricevuta nel formato xml o in quello semplificato, a seconda dei parametri impostati a sistema.
Si noti infatti come nei riferimenti incrociati il documento risulti correttamente collegato ai documenti di origine:
E che la scrittura contabile contiene i dati necessari:
E che il documento originale è presente e visualizzabile nella tile group degli eventi:
>> INTEGRAZIONE CON DMS EASYATTACHMENT <<
In presenza del modulo EastAttachment il formato assosoftware della fattura è direttamente allegato al documento di acquisto, dopo l'avvenuto salvataggio: