La gestione dei ratei e risconti permette di inserire le date di godimento di singoli costi e ricavi dalla registrazione di prima nota. Questo permette di ottenere la generazione automatica a fine esercizio delle registrazioni contabili dei relativi ratei e risconti.
Premessa: i dati dei ratei e risconti possono essere liberamente inseriti su tutti i conti di natura economica; l’operazione non è vincolata ad una particolare impostazione del modello contabile; tuttavia, è vivamente consigliato l’utilizzo di modelli contabili appositi per sfruttare al meglio le funzionalità del gestionale e ridurre errori in fase di inserimento dati.
REGISTRAZIONE RATEI E RISCONTI DA MOVIMENTI CONTABILI PURI
Per poter inserire le date di godimento durante la registrazione di singoli costi e ricavi è necessario che il modello contabile utilizzato sia predisposto attivando l’apposito flag, come illustrato nell’immagine seguente:
Ad esempio, registriamo il pagamento di un’assicurazione annuale stipulata in data 26-12-2018:
Se salviamo la registrazione senza aver inserito i dati relativi a ratei e risconti, poiché il modello contabile è predisposto per la registrazione di ratei e risconti, viene visualizzato un apposito messaggio di avvertimento:
Rientrando nella registrazione e posizionandosi sulla riga del conto di costo o ricavo, tramite il pulsante
si accede alla finestra Ratei/Risconti in cui è possibile inserire le date di godimento dell'importo registrato sul conto di natura economica evidenziato nella riga della registrazione:
Riguardo Imposta Rateo/Risconto, occorre selezionare nella tendina il tipo di operazione:
- Se si seleziona Imposta Rateo, l'importo di riga viene proposto come Importo da ripartire e la data Fine godimento viene impostata uguale alla data documento. La data Inizio godimento deve essere inserita manualmente, a meno che nell'anagrafica del conto sia stato previsto un numero di giorni per i ratei. Se si imposta un rateo la data Inizio godimento deve appartenere all'esercizio precedente.
- Se si seleziona Imposta Risconto, l'importo di riga viene proposto come Importo da ripartire e la data Inizio godimento viene impostata uguale alla data documento. La data Fine godimento deve essere inserita manualmente, a meno che nell'anagrafica del conto sia stato impostato un numero giorni per i risconti. Se si imposta un risconto la data Fine godimento deve appartenere all'esercizio successivo.
E' possibile indicare entrambe le date di inizio e fine godimento nell'esercizio successivo, per poter registrare il risconto di costi e ricavi anticipati.
- Se si seleziona Imposta Risconto Es. Successivo il programma propone come date di inizio e fine godimento le date di apertura e chiusura dell'esercizio successivo. Nel caso di costi/ricavi pluriennali, la data di fine godimento può essere impostata in un esercizio futuro, in modo da ripartire il risconto di costi/ricavi su più esercizi successivi.
- E' possibile indicare anche date di inizio e fine godimento relative allo stesso esercizio di registrazione, al fine di ottenere il calcolo automatico delle quote di competenza mensili in previsionale. In base alle date di godimento indicate, il programma calcola la Quota di competenza dell'esercizio e la Quota non di competenza, relativa all'esercizio successivo (in caso di risconti) o all'esercizio precedente (in caso di ratei). Per ciascuna quota sono evidenziati anche i Giorni di competenza di ciascun esercizio e la percentuale. I giorni di competenza, e di conseguenza le quote, possono essere calcolati considerando l'Anno commerciale.
Inseriti i dati relativi a ratei e risconti possiamo salvare la registrazione. Le specifiche dei ratei e risconti di ogni registrazione potranno essere facilmente visualizzate selezionando la riga relativa al conto di natura economica e cliccando su
REGISTRAZIONE RATEI E RISCONTI DOCUMENTI EMESSI E DOCUMENTI RICEVUTI
I dati dei ratei e risconti possono essere inseriti anche partendo da Documenti Emessi e Documenti Ricevuti. Anche in questi due casi è consigliabile utilizzare Modelli Contabili predisposti per l’inserimento dei dati relativi a ratei e risconti.
Di seguito alcuni esempi relativi a documenti ricevuti. Il modello contabile FRR è predisposto per la rilevazione di ratei e risconti (tramite l’apposito flag):
Facciamo l’esempio di una fattura per spese telefoniche emessa a gennaio 2019 e relativa al canone mensile di dicembre 2018 (ipotizziamo che il canone sia fatturato posticipatamente, ogni 5 del mese successivo), pertanto siamo in presenza di un rateo:
Selezioniamo imposta rateo. Dovremo inserire manualmente la data di inizio godimento al 5 dicembre 2018. Otterremo che la quota di competenza di gennaio è di € 6,67 ed è relativa a 5 giorni mentre, la quota di NON competenza, ovvero quella del mese di dicembre è di € 33,33 ed è relativa a 25 giorni (abbiamo flaggato anno commerciale dato che il canone, nel nostro esempio, è di 30 giorni):
Facciamo ora l’esempio di una fattura ricevuta per noleggi pagati anticipatamente:
In documenti ricevuti, dopo aver richiamato il modello contabile idoneo e aver completato l’inserimento dei dati della fattura, prima di salvare il documento, posizionandosi sulla riga contabile che deve generare ratei o risconti, è possibile inserire i dati relativi a ratei e risconti, grazie al pulsante dedicato:
Trattandosi il nostro esempio di un noleggio pagato anticipatamente, ovvero un costo che genera un risconto, selezionando “imposta risconto”, Mago inserisce automaticamente la data di godimento (data del documento che stiamo registrando). Dovremo inserire manualmente la data di fine godimento per ottenere la quota di competenza dell’esercizio e la quota non di competenza, ovvero di competenza dell’esercizio successivo in relazione a questo esempio.
Per ciascuna quota sono evidenziati anche i Giorni di competenza di ciascun esercizio e la percentuale che possono essere calcolati, anche in questo caso, considerando l'Anno commerciale, ovvero considerando i mesi composti da 30 giorni, flaggando la relativa opzione:
Salviamo la registrazione del documento.
PS: Mago permette di impostare direttamente nell’ANAGRAFICA dei singoli CONTI
- i giorni di godimento;
- un conto dedicato per la rilevazione del RATEO o del RISCONTO.
Ciò è utile, in caso di costi e ricavi rilevati sempre a scadenze prefissate perché, con queste impostazioni, quando andremo ad inserire le specifiche per il calcolo dei ratei e risconti, Mago ci proporrà di default le date di godimento in base a quanto settato nell’anagrafica del conto:
I dati relativi ai ratei e risconti inseriti nelle registrazioni contabili possono essere visualizzati tramite il report Spunta operazioni soggette a Rateo/Risconto:
Il report estrae gli importi che generano ratei e risconti aventi la competenza alla data selezionata, elenca le varie registrazioni che contengono i dati per il calcolo dei rateo/risconto e di ciascuna indica se l’importo genera un rateo o un risconto. Riporta anche data e fine godimento, la quota di competenza dell’esercizio e quella di competenza dell’esercizio successivo:
Alla fine dell’esercizio, posizionandosi con la "Data delle operazioni" alla data di apertura del nuovo esercizio (si consiglia di impostare la data al 01/01/2019) l’apposita procedura Registrazione Assestamenti Ratei/Risconti permette di generare le scritture di assestamento relativa a ratei/risconti in maniera automatica:
La procedura estrae (pulsante estrai) gli importi dei costi e ricavi registrati aventi la data di godimento compresa nell’esercizio precedente:
Nella griglia vedremo l’elenco dei conti che generano ratei/risconti, con le relative date di inizio e fine godimento e la relativa quota dell’esercizio precedente. È visibile anche la contropartita utilizzata per rilevare il rateo o il risconto.
NB: si tratta della contropartita specificata sul singolo conto, o in sua assenza, del conto impostato nelle contropartite e codici di default contabili (Preferenze > Amministrazione > Contabilità > Contropartite e Codici di Default Contabili - nella scheda "Operazioni Fine Esercizio").
Le scritture di assestamento vengono generate con le date di Registrazione e Competenza indicate in “Registrazione Contabile”:
La data di competenza è sempre la fine dell’esercizio precedente, la data di registrazione, viene proposta uguale alla data delle operazioni ma può essere cambiata e può corrispondere con il 31/12 dell’anno precedente.
Contestualmente è possibile richiedere la generazione dei giroconti inziali sia dei ratei che dei risconti (spuntare il relativo flag in Giroconti Iniziali). Anche in questo caso è necessario indicare date di registrazione e data di competenza.
Come data di competenza è proposto l’inizio del nuovo esercizio es. 1-1-19; la data di registrazione, viene proposta uguale alla data delle operazioni ma può essere modificata, ad esempio uniformandola alla data di competenza 1/1/19.
A questo punto, tramite il pulsante Esegui, procediamo con le scritture di assestamento e le eventuali scritture iniziali. Alla fine della procedura Mago ci avvisa con un messaggio:
Spostandoci nell’esercizio precedente, nei Movimenti Contabili Puri, visualizziamo le scritture di assestamento.
Con la registrazione dei RISCONTI nell’esempio l’importo dei costi viene stornato della quota di competenza dell’esercizio successivo:
Con la registrazione del RATEO nell’esempio l’importo del costo viene integrato della quota di competenza dell’esercizio 2018:
Analogamente, nel nuovo esercizio, il giroconto inziale dei RISCONTI va a integrare l’importo dei costi con le quote di competenza dell’esercizio:
Il giroconto inziale del RATEI nel nostro esempio va a sottrarre dal costo l’importo della quota di competenza dell’esercizio precedente:
La generazione delle scritture di assestamento ha contrassegnato come “contabilizzate” le informazioni relative a ratei e risconti inserite nelle relative registrazioni originali dei costi e ricavi.
Rientrando in una registrazione e posizionandosi sulla riga del conto di costo o ricavo, tramite il pulsante
nella finestra Ratei/Risconti si vede valorizzato il campo “Contabilizzato”:
Se per qualsiasi motivo le registrazioni automatiche sono state cancellate è possibile rigenerarle, rilanciando la procedura Registrazione Assestamenti Ratei/Risconti e spuntando il flag “anche quelle già contabilizzate”.
Come accennato prima, le registrazioni automatiche vengono effettuate utilizzando i modelli contabili e le causali impostati nelle Contropartite e Codici di Default Contabili. In Conti Assestamento, vediamo le contropartite utilizzate in mancanza di una contropartita specificata nell’anagrafica del singolo conto di costo o ricavo: