Vedremo come gestire i Lotti di Mago4 nei moduli Magazzino, Acquisti e Vendite.
La bolla di carico
Particolare della scheda Dati Principali della finestra Bolle di Carico - Acquisti | Documenti di Acquisto | Bolle di Carico
Quando ci arrivano degli articoli gestiti a lotti, oltre a registrare il normale carico di magazzino, dobbiamo anche aggiornare i dati dei lotti stessi: Mago4 ci permette di compiere queste operazioni con un unico documento.
Registrando una Bolla di Carico, così come negli altri documenti del modulo Acquisti, nelle righe dove è presente un articolo gestito a lotti, si abilita il campo Lotto. È sufficiente richiamare il codice del lotto che vogliamo movimentare per effettuare, oltre alla consueta registrazione di carico a magazzino, anche l'aggiornamento dei dati del lotto.
Particolare del campo Lotto della scheda Dati Principali della finestra Bolle di Carico - Acquisti | Documenti di Acquisto | Bolle di Carico
Possiamo richiamare un lotto già registrato inserendo il codice manualmente o ricercandolo con i tasti Chiave (F8) o A-Z (F9) o tramite l'apposita tendina. Con click destro sul campo Lotto abbiamo a nostra disposizione, oltre alle ricerche per codice e descrizione, la possibilità di codificare un nuovo lotto. L'inserimento al volo del lotto può essere effettuato anche tramite il tasto F2.
Se con un documento acquistiamo più lotti del medesimo articolo dobbiamo riportare l'articolo stesso su più righe inserendo le relative quantità ed i codici dei lotti.
Un nuovo lotto
Particolare della sezione Dati Principali della finestra di inserimento al volo di un Nuovo Lotto
Se inseriamo un nuovo lotto Mago4 propone la finestra di inserimento al volo nella quale sono presenti i dati relativi. Se abbiamo impostato l'autonumerazione il programma riporta il codice che, altrimenti, dobbiamo inserire manualmente. In base al codice viene proposta una semplice Descrizione che, se necessario, può essere modificata.
Codificando un nuovo lotto possiamo anche modificare le date Inizio Validità e Scadenza: Mago4 imposta la data di inizio validità uguale alla data di emissione del documento ricevuto e calcola la data di scadenza in base ai giorni di validità inseriti nei dati Lotti Articoli (Logistica | Articoli | Lotti Articoli).
Il documento di trasporto
Particolare della scheda Dati Principali della finestra Documento di Trasporto - Vendite | Documenti di Vendita | Documenti di Trasporto
Quando consegniamo degli articoli, oltre che scaricarli dal nostro magazzino, dobbiamo aggiornare i dati dei lotti: anche in questo caso Mago4 ci permette di compiere entrambe le operazioni contemporaneamente.
Nei DDT, così come negli altri documenti del modulo vendite, richiamando un articolo gestito a lotti si abilita la colonna Lotto.
Solo per gli articoli gestiti a lotti la Quantità proposta su una nuova riga è sempre uguale a zero.
Contrariamente a quanto avviene nei documenti di Acquisto, normalmente non dobbiamo essere noi ad inserire il codice del lotto ma è Mago4 a proporcelo, a meno che non abbiamo scelto la proposizione Manuale del lotto.
Supponendo di avere registrato in precedenza l'acquisto dell'articolo Acqua Minerale con i seguenti Lotti: 15/00001 Bt 10 - 15/00002 Bt 20 - 15/00003 Bt 25, vediamo nelle prossime pagine, in base alle varie impostazioni dei parametri, quali sono le proposizioni di Mago4.
La scelta dello stesso lotto
Particolare della sezione Dati Principali della finestra Documenti di Trasporto - Vendite | Documenti di Vendita | Documenti di Trasporto
Se abbiamo scelto di scaricare sempre la merce Dallo Stesso Lotto abbiamo un'unica riga per l'intera quantità.
Le nostre impostazioni prevedono di proporre il lotto più vecchio, che nel caso specifico è il lotto 15/00001, ma la quantità è di solo 10 Bt, Mago4 quindi non lo propone e cerca un lotto che contenga 15 Bt.
Il lotto 15/00002 di 20 Bt. soddisfa le richieste, pertanto viene proposto nel documento di vendita.
Finestra di informazioni sui Lotti dell'Articolo
Nel caso in cui non esista nessun lotto in grado di soddisfare la richiesta Mago4 fornisce un chiaro messaggio di avvertimento e non propone nessun lotto. Come sempre possiamo intervenire manualmente.
La scelta da più lotti
Particolare della sezione Dati Principali della finestra Documenti di Trasporto - Vendite | Documenti di Vendita | Documenti di Trasporto
Se abbiamo deciso di scaricare la merce da più lotti il comportamento del programma è molto diverso.
Inserendo la quantità di riga Mago4 scarica il lotto più vecchio (se come nel nostro caso abbiamo impostato il parametro Propone il Lotto Più Vecchio) fino al completo esaurimento: per la quantità restante crea automaticamente una nuova riga con il codice lotto successivo e così di seguito sino a soddisfare la nostra richiesta.
Nel nostro esempio, quindi, viene scaricato interamente il Lotto 15/00001 per 10 Bt. quindi si passa al Lotto 15/00002 per le restanti 5 Bt.
Finestra di informazioni sui Lotti dell'Articolo
Nel caso in cui anche utilizzando tutti i lotti presenti non sia possibile soddisfare la richiesta, Mago4 scarica completamente i lotti disponibili e fornisce un chiaro messaggio relativo all'insufficienza.
La scelta manuale
Particolare della sezione Dati Principali della finestra Documenti di Trasporto - Vendite | Documenti di Vendita | Documenti di Trasporto
Se abbiamo impostato la scelta Manuale del lotto, Mago4 non effettua alcuna proposizione: deve essere nostra cura inserire manualmente il codice del lotto che desideriamo scaricare.
Aprendo la tendina presente nella colonna Lotto il programma ci mostra i lotti disponibili con le principali informazioni relative e possiamo selezionare quello più idoneo.
Le informazioni fornite sono relative al deposito dal quale stiamo effettuando lo scarico della merce.
Finestra di informazioni sui Lotti dell'Articolo
Nel caso in cui manualmente selezioniamo un lotto per il quale non è presente una disponibilità sufficiente Mago4 ci fornisce un chiaro messaggio di avvertimento.
Il messaggio di avvertimento sulla disponibilità insufficiente non è comunque bloccante, se lo desideriamo possiamo sovrascaricare il lotto anche per una quantità superiore a quella risultante in Mago4.
Gli Ordini da Cliente
Particolare della sezione Dati Principali della finestra Ordini Cliente - Vendite | Ordini Cliente | Ordini Cliente
Se abbiamo impostato la Gestione Impegno dei Lotti nei Parametri Lotti e Matricole, anche nelle righe degli Ordini da Cliente, richiamando un articolo gestito a lotti, si abilita la colonna Lotto.
Nell'Ordine Mago4 non ci propone mai alcun lotto.
Non impostando alcun lotto questo verrà assegnato direttamente nel documento di consegna in base alla disponibilità del momento. In alternativa possiamo selezionare manualmente un lotto se intendiamo riservarlo per il cliente.
Nella tendina associata al campo Lotto il programma mostra esclusivamente i lotti disponibili. È tuttavia possibile richiamare qualsiasi lotto in quanto si presuppone che tra il momento dell'inserimento dell'ordine e quello dell'inserimento del documento di consegna il lotto possa essere approvvigionato.
Se nell'Ordine abbiamo richiamato un lotto non disponibile in tutto od in parte, al momento della generazione del documento di consegna il comportamento di Mago4 varia in base all'impostazione del parametro Evasione Lotto Ordine Cliente:
- impostando Mantiene il Lotto impostato sull'Ordine l'articolo sarà evaso solo per quanto effettivamente disponibile (eventualmente non sarà evaso in caso di mancanza totale);
- impostando Riassegna il Lotto in base alla disponibilità il programma evade quanto disponibile dal lotto presente nell'ordine ed il resto dal primo lotto disponibile.
I movimenti di magazzino
Particolare della sezione Dati Principali della finestra Movimenti di Magazzino - Logistica | Movimenti di Magazzino | Movimenti di Magazzino
Nei Movimenti di Magazzino il comportamento di Mago4 relativamente alla gestione dei lotti è assolutamente identico a quanto abbiamo visto per i documenti del Ciclo attivo e del Ciclo passivo.
Anche nella griglia dei Movimenti di Magazzino è presente la colonna Lotto nella quale, nei movimenti di carico, possiamo impostare il codice relativo con la possibilità di selezionarlo tra quelli già presenti o generarne uno al volo.
Analogamente a quanto abbiamo visto per il DDT, anche nei Movimenti di Magazzino dove utilizziamo una causale di scarico, Mago4 ci propone il codice lotto in base alle nostre impostazioni dandoci la possibilità di modificarlo. Ovviamente se abbiamo impostato la scelta del lotto in vendita Manuale anche nel Movimento di Magazzino dobbiamo essere noi ad impostarne il codice.
Anche i messaggi di avvertimento che abbiamo visto per i documenti del ciclo attivo sono ugualmente presenti nei Movimenti di Magazzino di scarico.
I dati del lotto
Particolare della sezione Dati Carico della finestra Lotti Articoli - Logistica | Articoli | Lotti Articoli
Nella finestra Lotti Articoli troviamo diverse informazioni sui lotti degli articoli: codici, scadenza, prescadenza, numeratori automatici ecc.
Possiamo accedre alla finestra Lotti Articoli direttamente dall'anagrafica Articoli mediante la voce Lotti del riquadro Collegamenti. 
Particolare della finestra Articoli - Logistica | Articoli | Articoli
Nella sezione Dati Carico Mago4 ci mostra tutti i lotti movimentati, segnalando nelle apposite colonne quelli disattivi e quelli ormai esauriti.
Troviamo le date di Inizio e Fine Validità e di Prescadenza.
Le Quantità dei Lotti
Particolare della finestra Navigazione Saldi Articoli - Logistica | Quantità Articoli/Valorizzazione | Quantità Articoli/Valorizzazione
Possiamo conoscere le quantità disponibili per i nostri articoli distinte per Deposito e Lotto consultando la Navigazione Saldi Articoli.
Qui, nel dettaglio relativo ad ogni deposito, possiamo trovare i Lotti dell'articolo e consultarne quantità e valori.
Lanciando la Navigazione Saldi Articoli Mago4 filtra tutti i Lotti disponibili ma possiamo modificare i filtri per visualizzare un lotto specifico o estrarre anche gli esauriti.
Numeratori Automatici
Particolare della sezione Numerazione Automatica della finestra Lotti Articoli - Logistica | Articoli | Lotti Articoli
La numerazione automatica del codice lotto può avvenire distintamente per ogni articolo o univocamente per azienda, ovvero se non è impostato il parametro Numerazione Lotti Univoca nel riquadro Autonumerazione dei Parametri Lotti e Matricole (Preferenze | Logistica | Magazzino) il codice lotto 15/00001 viene attribuito sia all'articolo A sia all'articolo B (se entrambi gestiti a lotti), mentre impostando il parametro il codice lotto 15/00001 viene attribuito esclusivamente ad un articolo.
Nel caso di numerazione lotti non univoca, l' ultimo numero attribuito automaticamente all'articolo viene memorizzato nella sezione Numerazione Automatica. Essendo la numerazione progressiva per esercizio, nella scheda troviamo l'ultimo codice attribuito in ogni Esercizio.
Nel caso di numerazione univoca l'ultimo numero attribuito viene invece memorizzato nella finestra Numeratore Lotti (Servizi | Logistica | Manutenzione).
Come agire in caso di errore
Particolare del Menu Servizi di Mago4
Durante il nostro lavoro quotidiano di registrazione dei documenti può capitare di commettere degli errori. Può accadere, ad esempio, di registrare un documento in modo errato o di codificare male una Causale di Magazzino (Servizi | Logistica | Manutenzione).
Come sappiamo, dai documenti del ciclo Attivo e del ciclo Passivo possono essere generati automaticamente i Movimenti di Magazzino (Logistica | Movimenti di Magazzino | Movimenti di Magazzino). Da un documento errato nasce di conseguenza un movimento errato, ma, correggendo il primo, Mago4 sistema automaticamente il secondo.
Vedremo come correggere questo tipo di errori e ricostruire i dati dei lotti nel caso in cui non risultino coerenti.
La modifica dei documenti
Particolare della finestra Bolle di Carico - Acquisti | Documenti di Acquisto | Bolle di Carico
In un documento del ciclo passivo o del ciclo attivo o in un movimento di magazzino può succedere di aver inserito dei dati errati.
Possiamo aver inserito il codice del lotto sbagliato, la quantità movimentata può essere errata, anche lo stesso articolo inserito può non essere corretto, come il deposito movimentato o la causale di magazzino utilizzata: possiamo rimediare semplicemente e velocemente ad ogni errore.
Con Mago4 è sufficiente entrare in modifica del documento e correggere l'errore effettuato. Al salvataggio il programma aggiorna correttamente ogni dato in base alle nostre modifiche.
Se, ad esempio, in una Bolla di Carico abbiamo inserito un codice lotto errato basta modificarlo e Mago4 al salvataggio del movimento aggiorna correttamente i dati relativi.
La ricostruzione lotti
Particolare della sezione Selezioni della finestra Ricostruzione Saldi di Magazzino - Servizi | Logistica | Ricostruzioni
Se ci accorgiamo di aver codificato in modo errato una Causale di Magazzino (Servizi | Logistica | Manutenzione), dopo averla corretta, per allineare anche i dati relativi ai lotti, è sufficiente eseguire la procedura Ricostruzione Saldi di Magazzino.
Tramite questa procedura i dati dei lotti relativi all'esercizio in corso vengono cancellati e ricostruiti in base ai Movimenti di Magazzino (Logistica | Movimenti di Magazzino | Movimenti di Magazzino) presenti ed all'attuale impostazione delle Causali di Magazzino utilizzate.
La ricostruzione del singolo lotto
Particolare della sezione Selezioni della finestra Ricostruzione Saldi di Magazzino - Servizi | Logistica | Ricostruzioni
La procedura Ricostruzione Saldi di Magazzino ci permette di effettuare le comuni selezioni riguardanti gli articoli di magazzino.
Se decidiamo di ricostruire i dati di un singolo articolo possiamo circoscrivere ancora di più l'operazione, in modo da velocizzarla, selezionando un unico lotto.
Solo effettuando la ricostruzione impostando uno stesso articolo nei campi Dall'Articolo All'Articolo, Mago4 abilita la selezione sul campo Lotto, permettendoci di inserire manualmente un codice o di richiamarne uno tramite i tasti Chiave (F8) e A-Z (F9).
I dati di fine esercizio
Particolare del Menu Servizi di Mago4
Come sappiamo, quando incominciamo a lavorare in un nuovo esercizio, per riportare i dati di magazzino dall'anno vecchio al nuovo, dobbiamo eseguire la Chiusura di Magazzino, procedura che possiamo poi ripetere in seguito tutte le volte che occorre (sino a quando imposteremo il parametro Blocca Magazzino).
Anche per la gestione dei lotti è necessario eseguire la Chiusura di Magazzino per riportare tutti i dati dal vecchio al nuovo esercizio.