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Infinity DMS e Mago4 per la gestione documentale

Ogni azienda possiede, riceve e invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ricevere, comunicare, scambiare, distribuire. La mole di dati che ne deriva spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Infinity DMS è l'evoluta soluzione creata da Zucchetti ed integrabile in Mago4 che, con interfaccia Web, permette una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet, per ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

Grazie alla gestione organizzata i documenti si trasformano in preziose informazioni e gli archivi cartacei scompaiono. Infinity DMS è parte integrante dello spazio di lavoro virtuale (Virtual Workspace) a disposizione di ogni utente che, attraverso la propria MyDesk - la scrivania personale - può accedere alle informazioni di propria competenza o collaborare con gli altri utenti interni o esterni al sistema.

 

 
 
VANTAGGI
  • Digitalizzazione e dematerializzazione dei flussi cartacei (Paperless Office).
  • Eliminazione degli archivi cartacei.
  • Possibilità di acquisizione massiva dei documenti anche tramite barcode.
  • Riduzione dei tempi e costi di gestione del documento.
  • Massima accessibilità e disponibilità delle informazioni.
  • Organizzazione ottimale dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti.
  • Miglioramento dell'efficienza.
  • Automazione e controllo dei processi aziendali.
 
 
Funzionalità
Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati. L'acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre. Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l'archiviazione dei relativi documenti. È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative..
L'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto. La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.
Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche 'classi documentali' liberamente create e gestite dall'utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli. Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l'insieme di persone/gruppi abilitati all'accesso, notificando se richiesto l'accadimento di una certa azione.
Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l'evoluzione di un documento nel tempo rendendolo reperibile a qualsiasi stadio della sua evoluzione.
La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L'utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall'utente che ha effettuato il Check In.
Infinity Search, il motore di ricerca interno alla suite Infinity Zucchetti, consente la ricerca dei documenti archiviati:
  • per contenitore logico di appartenenza (cartella);
  • per attributi e metadati, descrizione, classi documentali;
  • per parole chiave, autore ecc.;
  • per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.);
  • per libera ricerca nel contenuto dei documenti.
La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:
  • direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk);
  • sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;
  • liste automatiche di distribuzione;
  • protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.
 
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