Se con Mago4, il primo giorno dell'esercizio, apriamo l'anagrafica di un articolo e guardiamo la scheda Valorizzazione o consultiamo la Navigazione Saldi Articoli troviamo tutte le quantità e tutti i valori a zero.
Ovviamente questa situazione non è ammissibile: per lavorare correttamente dobbiamo conoscere i dati derivanti dall'esercizio precedente, ossia le quantità iniziali. Anche valori come l'ultimo costo ed il costo standard ci possono essere sicuramente molto utili.
Dati degli esercizi precedenti
Sezione Dati Esercizi Precedenti in Chiusura di Magazzino - Servizi | Logistica | Operazioni di Fine Esercizio
La Chiusura di Magazzino viene sempre eseguita per l'esercizio precedente a quello della data di applicazione.
Ad esempio, nel caso di normale esercizio solare, per chiudere l'esercizio 2015 dobbiamo impostare come Data di Applicazione una qualsiasi data dell'esercizio 2016.
Notiamo che nel titolo della finestra, Mago4 mostra l'esercizio che si appresta a chiudere.
Particolare della finestra Chiusura di Magazzino - Servizi | Logistica | Operazioni di Fine Esercizio
Tramite la sezione Dati Esercizi Precedenti possiamo scegliere se allineare o meno i dati del nuovo esercizio con quelli dell'esercizio che stiamo chiudendo.
In particolare possiamo allineare i costi Standard ed Ultimo del nuovo esercizio a quelli dell'esercizio precedente che stiamo chiudendo solo se questi sono a zero nel nuovo esercizio, Sempre o Mai.
Se decidiamo di allinearli Sempre potremmo sovrascrivere eventuali dati più recenti derivanti da operazioni eseguite nel nuovo esercizio.
Inoltre è anche possibile decidere di non allineare alcun dato del nuovo esercizio con quelli dell'esercizio che si sta chiudendo.
È utile disimpostare la checkbox Allina dati iniziali con i finali dell'esercizio precedente, ad esempio, quando nel nuovo esercizio si intende procedere con un movimento di inventario manuale anziché riportare i dati dell'esercizio precedente perché ritenuti errati.
Valorizzazione
Sezione Valorizzazione in Chiusura di Magazzino - Servizi | Logistica | Operazioni di Fine Esercizio
La sezione Valorizzazione ci permette appunto di decidere se effettuare o meno la valorizzazione degli articoli.
Non effettuando la valorizzazione, Mago4 riporta nel nuovo esercizio esclusivamente le quantità iniziali relative a Giacenza e Disponibilità degli articoli ed azzera il valore della Giacenza Iniziale.
Effettuando la valorizzazione Mago4 imposta il Valore Giacenza Iniziale in anagrafica degli articoli. A nostra scelta possiamo utilizzare il metodo di valorizzazione impostato in anagrafica di ogni singolo articolo piuttosto che selezionarne uno specifico per tutti gli articoli indistintamente.
Se decidiamo di utilizzare il metodo di valorizzazione impostato in anagrafica (scheda Valorizzazione, sezione Dati Valorizzazione) potenzialmente potremmo utilizzare criteri di valorizzazione differenti per ogni singolo articolo.
Disimpostando il relativo parametro, al contrario, dovremmo selezionare un unico criterio di valorizzazione che verrà utilizzato per ogni articolo, indipendentemente da quanto impostato nella specifica anagrafica.
In tutti i casi è possibile impedire, mediante il parametro Blocca Magazzino, la modifica dei movimenti di magazzino relativi all'esercizio che stiamo chiudendo.
Normalmente andiamo ad impostare tale parametro solo quando intendiamo eseguire una chiusura definitiva dell'esercizio.
Ripetendo la Chiusura di Magazzino, Mago4 ci informa che questa è già stata eseguita in precedenza. Tale messaggio non è bloccante.
I risultati
Particolare della scheda Valorizzazione in anagrafica Articoli - Logistica | Articoli | Articoli
Dopo aver eseguito la Chiusura di Magazzino, nella sezione Quantità e Valori Principali della scheda Valorizzazione dell'anagrafica Articoli, vediamo valorizzati i campi Giacenza e Disponibilità iniziali.
Se abbiamo effettuato la valorizzazione, il campo Valore Giacenza iniziale ne riporta il risultato.
Come abbiamo visto, anche l' Ultimo Costo ed il Costo Standard possono essere o meno riportati dall'esercizio precedente in base alle nostre selezioni.
Ritroviamo questi valori, con un maggior dettaglio relativo, ad esempio, a Depositi e Lotti, nella Navigazione Saldi Articolo, accessibile dal pannello laterale Collegamenti dell'anagrafica articoli o dall'apposita voce di menù (Logistica | Quantità Articoli/Valorizzazione | Quantità Articoli/Valorizzazione).
Contrariamente a quanto potremmo aspettarci, la Chiusura di Magazzino di Mago4 non crea MAI movimenti di inventario, ma riporta i valori finali dell'esercizio precedente come iniziali dell'esercizio successivo direttamente in anagrafica Articoli.
La chiusura errata
Particolare della sezione Esercizi nella scheda Esercizi Fiscali e IVA in anagrafica Azienda - Anagrafiche | Tabelle | Azienda
Ma se abbiamo eseguito la chiusura per errore cosa dobbiamo fare?
Se semplicemente vogliamo aggiornare i dati, dopo ulteriori modifiche fatte nell'esercizio precedente, è sufficiente rieseguire la procedura e tutti i dati vengono aggiornati.
Se abbiamo riportato dall'esercizio precedente dei dati non congruenti e non vogliamo allineare il nuovo esercizio con il vecchio, possiamo eseguire una Ricostruzione Saldi di Magazzino (Servizi | Logistica | Ricostruzioni) impostando il parametro Azzeramento Dati Iniziali dell'Articolo e disimpostando il parametro Allinea Dati Iniziali con Finali dell'Esercizio Precedente. Eventualmente procediamo in seguito alla registrazione di un movimento di inventario.
E se non ci dovessimo ricordare se e quando abbiamo eseguito la chiusura di magazzino?
Possiamo controllare in anagrafica Azienda (Anagrafiche | Tabelle | Azienda), nella scheda Esercizi Fiscali e IVA, sezione Esercizi, posizionandoci in Vista di Riga dell'esercizio che ci interessa tramite l' apposito bottone o premendo il tasto F12 in corrispondenza della riga che riporta l'esercizio.
In Vista di Riga di ogni esercizio, nella sezione Chiusura Magazzino, Mago4 riporta la data nella quale è stata eseguita l'ultima chiusura e le informazioni relative.
È opportuno osservare che, qualora sia stata effettuata la Chiusura di Magazzino bloccando i movimenti, per effettuarla nuovamente è necessario rimuovere prima la spunta Tutti dalla sezione Blocca Movimenti Magazzino.
Sezioni Chiusura Magazzino e Blocca Movimenti Magazzino in Vista di Riga della sezione Esercizi
La Riapertura di Magazzino
Particolare del Menu di Mago4
Qualora sia nostra intenzione eliminare del tutto le operazioni effettuate da una precedente Chiusura di Magazzino, perché ad esempio eseguita per errore, è sufficiente lanciare la Riapertura di Magazzino (Servizi | Logistica | Operazioni di Fine Esercizio).
La Riapertura di Magazzino provvede a:
- eliminare ogni informazione relativa alla chiusura dell'esercizio precedente a quello della Data di Applicazione dalla sezione Esercizi nella scheda Esercizi Fiscali e IVA in anagrafica Azienda (Anagrafiche | Tabelle | Azienda);
- impostare a zero le quantità di Giacenza e Disponibilità iniziale degli articoli per il nuovo esercizio;
- eliminare eventuali righe di chiusura nei carichi LIFO/FIFO
La Chiusura di Magazzino in contabilità
La valorizzazione definitiva del magazzino deve essere riportata in contabilità per poter determinare correttamente il risultato economico dell'esercizio.
La Chiusura di Magazzino di Mago4 non riporta mai alcun valore in contabilità.
Dopo avere eseguito la Chiusura di Magazzino definitiva, con la relativa valorizzazione, deve essere nostra cura registrare i relativi movimenti contabili.