L'Anagrafica Articoli

Per poter utilizzare al meglio tutte le funzioni che il modulo Magazzino mette a disposizione, è fondamentale inserire in Mago4 gli articoli gestiti dalla tua Azienda per richiamarli nei documenti, movimentarli ed averne sempre sotto controllo quantità e valori.

Il corretto utilizzo dell'Anagrafica Articoli ti permette di gestire svariati dati in modo da averli sempre a disposizione.

Utilizzando gli strumenti appropriati messi a disposizione da Mago4 è possibile con una rapida occhiata controllare tutti i dati fondamentali di un articolo.

Il Codice Articolo e la Descrizione

Particolare della sezione Dati Principali della scheda Dati Principali in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Codificando un nuovo articolo di magazzino abbiamo la possibilità di inserire tantissime informazioni, alcune obbligatorie altre facoltative. Le informazioni fondamentali che dobbiamo indicare all'inserimento di un nuovo articolo sono il codice e la Descrizione.

Il codice Articolo è il campo che identifica univocamente ogni articolo: proprio per la sua importanza non è mai modificabile. 

Non è possibile inserire due o più articoli con lo stesso codice, ma è possibile, ad esempio, inserire più articoli con la stessa descrizione. La lunghezza massima del codice articolo è, all'installazione, di 15 caratteri. È tuttavia possibile impostare una lunghezza diversa (al massimo di 21 caratteri) modificando il valore del campo Lunghezza Codice Articolo presente nella sezione Formato Codice Articolo dei Parametri Articoli (Preferenze | Logistica | Articoli). In qualsiasi momento la lunghezza massima del codice articolo può essere aumentata senza particolari attenzioni, al contrario non è consigliabile diminuire tale valore: nel caso in cui fossero stati già codificati articoli con lunghezza codice superiore, questi non potrebbero più essere utilizzati.

Nel momento in cui un articolo non viene più utilizzato perché, ad esempio, è stato sostituito con un altro o semplicemente non viene più trattato dalla nostra azienda, lo possiamo disattivare tramite la checkbox Disattivo. Possiamo sempre consultare l'anagrafica di un articolo disattivo ma non lo possiamo richiamare in nessun nuovo documento. 

Quando un articolo non è più gestito, è preferibile non cancellalo ma disattivarlo. Un articolo disattivo non viene estratto nelle ricerche sui nuovi documenti, né è possibile richiamarlo inserendone manualmente il codice. Anche se un articolo è stato disattivato può comunque concludere un ciclo iniziato in precedenza: se, ad esempio, era stato inserito in un ordine è possibile movimentarlo richiamando l'ordine in DDT.

La checkbox In Compilazione ci da la possibilità di codificare degli articoli che vogliamo poter gestire nei vari documenti solo in un momento successivo. 

In base all'impostazione del campo Controllo Stato in Compilazione nei Parametri Articoli (Preferenze | Logistica | Articoli) è possibile scegliere il comportamento desiderato (Avverti\Blocca\Ignora) richiamando un articolo in compilazione in un qualsiasi documento.

Ulteriori informazioni dell'Articolo

Particolare della sezione Dati Principali della scheda Dati Principali in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

La nostra Azienda può trattare sia articoli di magazzino sia servizi.

In Mago4 l'impostazione della checkbox Merce evidenzia la merce differenziandola dai servizi. 

Normalmente i servizi non vengono movimentati a magazzino e non vengono presi in considerazione per la valorizzazione del magazzino, di conseguenza per un articolo servizio non è possibile conoscerne le quantità disponibili.

Se la nostra azienda si occupa anche della produzione degli articoli che vengono venduti, ci è utile la possibilità di distinguere la Natura dell'articolo. La Natura indica se l'articolo viene acquistato dai fornitori (Acquisto - normalmente si tratta di materie prime), prodotto all'interno dell'azienda per essere commercializzato (Prodotto Finito) o prodotto all'interno dell'azienda per essere riutilizzato nella produzione di altri articoli (Semilavorato). 

Se non vengono utilizzati i moduli di produzione il campo Natura diventa puramente descrittivo (ovvero non sono presenti automatismi legati a tale valore). Con l'impostazione predefinita del programma, effettuando una ricerca articolo per codice o descrizione (tasti F8 ed F9 sul campo Codice Articolo), nei documenti di vendita ed acquisto non vengono estratti gli articoli Semilavorato. Impostando nella sezione Gestione Documenti dei Dati Principali nei Parametri Vendite (Preferenze | Vendite | Documenti Vendita) il parametro Visualizza Semilavorati nelle Ricerche per Articolo, tale differenza viene annullata.

La sezione Immagine

Particolari della sezione Immagine della scheda Dati Principali in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Mago4 ci offre anche la possibilità di associare a ciascun articolo un'immagine.

L'immagine può essere visualizzata all'interno della stessa anagrafica, nel pannello Dati Articolo e nella finestra del Barcode Manager dei documenti e può essere utilizzata tramite delle stampe personalizzate per produrre, ad esempio, un catalogo illustrato dei nostri articoli.

Nella scheda Immagine possiamo associare l'immagine desiderata con Task Builder Apri Immagine.

Possiamo utilizzare tutti i più comuni tipi di file immagine (.png - .jpg - .bmp - .ico - .wmf - .cur - .emf - .eps).

I dati Merce

Particolari delle sezioni Dati Merce e Stampa Articolo Su della scheda Dati Principali in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Per le merci codificate abbiamo a nostra disposizione alcune specifiche impostazioni.

Tramite le checkbox della sezione Stampa Articolo su possiamo stabilire se l'articolo deve essere o meno riportato nei report Schede Articolo e nelle stampe di valorizzazione.

Nel campo Locazione (puramente descrittivo) possiamo indicare l'esatto posizionamento della merce a magazzino.

I campi Data Ultimo Carico, Ultimo Fornitore e Data Ultimo Scarico indicano rispettivamente quando e presso quale fornitore l'articolo è stato acquistato l'ultima volta e quando è avvenuta l'ultima vendita. 

Tali valori, che eventualmente possono essere inseriti anche in modo manuale, vengono aggiornati automaticamente dai Movimenti di Magazzino (Logistica | Movimenti di Magazzino | Movimenti di Magazzino) -sia manuali sia automatici- in base alle impostazioni delle Causali di Magazzino (Preferenze | Logistica | Magazzino) utilizzate.

Il Prezzo Base e lo sconto dell'Articolo

Particolare della sezione Dati Vendite e Acquisti della scheda Dati Vendite e Acquisti in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

In Mago4 abbiamo la possibilità di inserire diverse tipologie di prezzi e sconti da utilizzare nei Movimenti di Magazzino e nei documenti di vendita.

Nella sezione Dati Vendite e Acquisti possiamo indicare un Prezzo Base ed una percentuale di sconto ( Sconto %).

Il Prezzo Base è un valore che può essere impostato comprensivo di IVA o meno, attivando l'apposito parametro ( Con IVA), e utilizzato in modi differenti in base alle esigenze della nostra azienda. Esso infatti può essere considerato, a seconda alle impostazioni del programma, come prezzo di vendita, di acquisto o come base di partenza per il calcolo di nuovi listini di vendita. Il Prezzo Base viene sempre espresso nella divisa base dell'Azienda.

Il campo Sconto % può contenere una semplice percentuale od uno sconto formula (ad esempio 10+5). Come il Prezzo Base anche questo valore può essere utilizzato oltre che in magazzino anche nel ciclo attivo, nel ciclo passivo o per la generazione di listini di vendita. 

Una sconto formula non corrisponde alla somma matematica delle varie percentuali ma ad un'applicazione in cascata dei vari sconti. Ad esempio, se ad un valore di 100,00 applichiamo uno sconto del 10+5, otteniamo 85,50 (100,00 - 10% = 90,00 - 5% = 85,50).

La gestione dei decimali

Particolare della finestra Divise e Fixings - Anagrafiche | Tabelle | Divise

 

Si ha spesso la necessità di utilizzare in magazzino prezzi con più decimali senza, ovviamente, dover compromettere il calcolo di imponibile, IVA e contabilizzazione dei documenti.

Per modificare l'impostazione predefinita del programma, e poter quindi inserire valori unitari con più decimali, è necessario in anagrafica Divise e Fixings modificare le impostazioni relative alla divisa base.

Nel campo Nr. Decimali importi non contabilizzabili possiamo impostare il valore più appropriato alle nostre esigenze. Al contrario non devono mai essere modificati i valori nei campi Cifra in quanto questo comprometterebbe la corretta contabilizzazione dei documenti.

Le Note

Particolare della sezione Note della scheda Altri Dati in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Nella scheda Altri Dati è presente la sezioneNote nella quale troviamo alcuni campi che chi aiutano, ad esempio, a dettagliare maggiormente la descrizione dell'articolo.

Qualora il campo Descrizione non sia sufficiente per descrivere i nostri articoli, possiamo utilizzare i campi Nota Pubblica e Nota Privata presenti nella sezione Note della scheda Altri Dati. 

Entrambi i campi possono essere riportati nelle stampe personalizzate dei documenti.

Qualora avessimo la necessità di inserire un testo di dimensioni ancora maggiori possiamo utilizzare un file di testo (ad esempio un file .txt generato con il Blocco note di Windows). Sempre nella sezione Note, nel campo Testo Descrittivo Esteso possiamo richiamare un qualsiasi file di testo. 

Anche in questo caso si rende necessario utilizzare stampe personalizzate per visualizzare tali informazioni.

Le Note nei Documenti

Particolare della sezione Note della scheda Altri Dati in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Mago4 ci offre anche la possibilità di inserire delle note che verranno visualizzate richiamando un articolonei documenti di vendita o di acquisto. Per fare questo possiamo inserire il testo nella colonna Note dell'apposita griglia e spuntando le apposite checkbox per visualizzarle nei documenti di acquisto e\o nei documenti di vendita. 

Richiamando l'articolo nei documenti di vendita o di acquisto (Offerte ed Ordini compresi), Mago4 mostra una finestra con le note eventualmente presenti in anagrafica dell'articolo stesso. 

Particolare della sezione Dettaglio nella scheda Dati Principali in Fatture - Vendite | Documenti di Vendita | Fatture

La Copia Articolo

Particolare del pannello Collegamenti in Anagrafica Articolo - Logistica | Articoli | Articoli

 

Spesso capita di gestire articoli molto simili tra di loro.

In questo caso, anziché perdere tempo a reinserire tutti i dati, possiamo utilizzare la funzione Copia Articolo, presente nel pannello laterale Collegamenti dell'Anagrafica Articoli. Otteniamo così una copia esatta di un articolo in una nuova anagrafica nella quale è sufficiente inserire il nuovo codice. 

Dopo aver effettuato la copia, l'anagrafica del nuovo articolo può essere modificata. Ovviamente tra gli articoli non resta alcun collegamento, ovvero apportando una qualsiasi modifica ad uno dei due articoli, la stessa modifica non viene riportata sull'altro.

La scelta dei dati da copiare

Particolare della finestra Creazione Nuovo Articolo

 

Come abbiamo visto nella pagina precedente, cliccando sul collegamento Copia Articolo in Anagrafica Articolo, Mago4 apre una finestra nella quale riporta il codice dell'articolo da copiare ( Vecchio Codice) e noi dobbiamo inserire il codice da attribuire al nuovo articolo ( Nuovo Codice).

È possibile scegliere se copiare anche i dati eventualmente presenti nelle schede Clienti Articoli e Fornitori Articoli. Solo scegliendo almeno una di queste possibilità è eventualmente possibile decidere di non copiare i dati di ultima vendita\acquisto mediante l'opzione Escludi i dati dell'Ultima Fattura. Per finire possiamo o meno copiare i Dati Storici LIFO/FIFO.

Nella sezione Dati Prinicipali della scheda Dati Prinicipali dell'anagrafica del nuovo articolo, nel campo Vecchio Codice Articolo viene riportato il codice dell'articolo che è stato copiato.

La Navigazione Articoli

Particolari della finestra Navigazione Articoli - Logistica | Articoli | Articoli

 

I dati presenti in anagrafica di ogni articolo sono moltissimi, pertanto non è sempre agevole trovare le informazioni che cerchiamo.

Per poter visualizzare i dati più significativi legati all'articolo quali, ad esempio, le quantità disponibili, gli ordini clienti e fornitori ancora aperti ed altro ancora, Mago4 mette a disposizione la Navigazione Articoli.

La Navigazione Articoli permette, per un articolo in particolare o per una selezione di articoli, di visualizzarne tutti i dati più importanti.

Questa stessa funzione è direttamente disponibile tramite il pannello Collegamenti nei Movimenti di Magazzino ed in tutti i documenti del ciclo attivo e passivo. Tramite la voce Navigazione Articolo viene aperta la Navigazione Articoli riportando i dati dell'articolo presente nella riga selezionata sul documento.

 

Il Codice Parlante

Nel corso di questa lezione vedrai che, con l'utilizzo del Codice Parlante, è possibile impostare Mago4 in modo che sia in grado di costruire automaticamente sia il codice sia la descrizione di un articolo in base alle nostre impostazioni.

La struttura del Codice Parlante risulta molto utile per particolari tipologie di articoli, ad esempio per gli articoli di abbigliamento, infatti in questo caso puoi stabilire che, ad esempio, i primi 3 caratteri del codice articolo sono riservati al tipo di capo di abbigliamento (es. felpa, t-shirt), i successivi 3 caratteri sono riservati al colore, i successivi 2 alla taglia e gli ultimi due al modello.

Creando gli articoli di magazzino con l'utilizzo del Codice Parlante tutti i codici risultano uniformi permettendo di individuare più efficacemente gli articoli.

In alcuni casi può essere utile impostare direttamente nella gestione del Codice Parlante l'utilizzo di unità di misura alternativa determinado automaticamente il fattore di conversione con l'unità di misura base.

Al termine di questa lezione sarai in grado di:

• impostare Mago4 per l'utilizzo del Codice Parlante;
• definire la struttura del Codice Parlante;
• codificare un articolo tramite l'utilizzo del Codice Parlante;
• ricercare gli articoli nei Movimenti di Magazzino o nei documenti di vendita con l'ausilio del Codice Parlante.

Prima di tutto è necessario configurare correttamente i Parametri Articoli accessibili da PREFERENZE/LOGISTICA/ARTICOLI/PARAMETRI ARTICOLI

Da qui andrà deflaggata l'autonumerazione degli articoli (1), impostata la lunghezza del codice articolo (2) nel ns. esempio di 14 caratteri e attivata la gestione del codice parlante (3) con relativa lunghezza della radice del codice:

Questa parametrizzazione permetterà la creazione di nuovi articoli di magazzino secondo la procedura del codice parlante. Fatto questo, dal percorso LOGISTICA/TABELLE/CODICE PARLANTE/RADICE E STRUTTURA CODICE PARLANTE

Vanno create le anagrafiche delle radici del codice parlante, inserendo naturalmente Codice e Descrizione della radice e tutte le informazioni che saranno riproposte alla creazione degli articoli con tale radice e presenti in Dati Principali:

La tab "Struttura" la spiegheremo dopo aver indicato come si formano i segmenti del codice parlante. Essi si trovano in LOGISTICA/TABELLE/CODICE PARLANTE/SEGMENTI

qui si andrà a specificare: il codice del segmento (1), la descrizione del segmento (2), la lunghezza del segmento (3) e le possibilità di tale segmento (4)

naturalmente si possono creare più segmenti ognuno con le sue possibilità. Ritornando in LOGISTICA/TABELLE/CODICE PARLANTE/RADICE E STRUTTURA CODICE PARLANTE

È possibile specificare nella tab “Struttura” la lunghezza totale del codice articolo, nella tile “Descrizione” il separatore che ci dovrà essere nella descrizione automatica articolo che verrà fuori associando i vari segmenti del codice parlante (si consiglia di inserirvi uno SPAZIO nell’apposito campo) e tutti i segmenti abbinati a tale radice:

Vi è inoltre la possibilità di associare tutti o solo alcuni segmenti anagrafati ad una determinata radice da LOGISTICA/TABELLE/CODICE PARLANTE/POSSIBILITA’ PER RADICE

Entrando in modifica del record di tale radice si ha dapprima la possibilità di importare tutti i possibili segmenti (1) e, poi, di eliminare i segmenti da disassociare posizionandosi sulla riga da eliminare (2)

Nell’esempio infatti, la radice di cui sopra presenta dei segmenti differenti rispetto alla radice “2”

Infine, per la vera e propria creazione di un codice articolo tramite codice parlante è necessario andare in LOGISTICA/ARTICOLI/ARTICOLI/ARTICOLI

Premere sul comando “Nuovo” e sull’apposito tasto per la creazione del codice parlante

Qui si avrà modo di scegliere una radice e, poi, i possibili segmenti ad essa legati

Di sotto si vedrà il codice parlante ottenuto