Nelle Anagrafiche Clienti/Fornitori si definiscono tutte le entità con cui la nostra azienda ha dei rapporti commerciali, inclusi tutti i dati anagrafici e amministrativi che saranno riproposti sui documenti associati a tali anagrafiche
Vi sono due tabelle Anagrafiche distinte in cui da una parte sono visualizzabili i Clienti e, dall’altra, i Fornitori.
Entrambe sono presenti al percorso ANAGRAFICHE dove sono facilmente riconoscibili:
La codifica delle Anagrafiche Clienti/Fornitori può essere generata con un codice automatico e progressivo oppure manuale, anche alfanumerico.
L’autonumerazione è definita in Parametri Clienti/Fornitori
Ed è visibile, in fase di creazione di una nuova Anagrafica, dalla presenza del “fulmine” di fianco al numero
Comunque, si può tranquillamente passare al simbolo “matita” e, pertanto, inserire un codice manualmente a proprio piacimento.
Se dobbiamo inserire un cliente anche tra i fornitori (e viceversa), possiamo copiare i dati dall'anagrafica già presente in archivio, utilizzando la funzione Copia, tramite l'apposito bottone sulla barra degli strumenti.
Mago inserisce un nuovo fornitore con gli stessi dati del cliente di partenza (o viceversa), e collega le due anagrafiche.
Sul nuovo fornitore Mago4 indica il codice cliente, e sul cliente indica il codice fornitore.
Il collegamento delle due anagrafiche può tornare utile sulla visualizzazione di alcuni report che permettono il collegamento delle due anagrafiche e nella procedura di compensazione crediti/debiti con la stessa azienda.
Dati Anagrafici delle Anagrafiche
Quando inseriamo un nuovo cliente/fornitore, Mago4 verifica che non esistano già altri clienti/fornitori con la stessa Partita IVA o Codice Fiscale, inoltre controlla la correttezza di Partita IVA e Codice Fiscale inseriti. Ci si accorge qualora un cliente/fornitore sia già presente dato che compare una finestra pop-up che avvisa della presenza di un’altra anagrafica con stessi dati.
Per i clienti e fornitori persone fisiche è possibile sia calcolare il Codice Fiscale sulla base dei dati anagrafici inseriti (una volta inseriti i dati, andrà premuto il tasto fulmine di fianco al Codice Fiscale), sia l'inverso, ossia ottenere i dati anagrafici della persona fisica partendo dal Codice Fiscale (in questo caso Nome e Cognome devono essere completati manualmente perché, altrimenti, sarebbe impossibile risalire al nome e cognome corretti).
Sulla base del Codice ISO Stato selezionato, viene proposto il Tipo, che può essere Nazionale, UE, Extra UE.
Il Tipo UE deve essere attivato se il cliente/fornitore risiede all'estero e nell'ambito dell'Unione Europea. Il Tipo UE abilita alcuni automatismi nella registrazione dei documenti IVA, come ad esempio la generazione degli Elenchi Intrastat.
Dati Contabili delle Anagrafiche
Poiché i saldi dei clienti/fornitori si aggiornano tramite le registrazioni contabili, è necessario associare ad ogni cliente e fornitore un conto del Piano dei Conti. È consigliabile associare lo stesso conto del Piano dei Conti a più clienti/fornitori in quanto la visione del saldo di ciascun Cliente/Fornitore legata al conto generico è comunque fattibile tramite appositi report.
Oltre a questo, le contropartite di merci e servizi propongono quale conto utilizzare di default qualora, nelle registrazioni delle fatture, non siano specificate le contropartite negli articoli movimentati.
E' possibile specificare anche il Codice IVA del cliente/fornitore qualora si tratti di un codice “particolare” diverso dallo standard. Naturalmente lo stesso discorso è valido anche per particolari regimi iva che possono essere definiti qui.
La scheda Saldi è strutturata in modo analogo alla scheda Saldi del Piano dei Conti, ed elenca i totali mensili di ogni esercizio, divisi per natura Definitiva e Previsionale.
Nella scheda Saldi è sempre visibile l'importo attuale dei Saldi Definitivi, dei Saldi Previsionali, dei Saldi Simulati.
Dati Pagamento delle Anagrafiche
Una fattura di vendita/acquisto genera una nuova scadenza di incasso/pagamento, detta più comunemente Partita.
La partita tiene conto delle condizioni di pagamento definite nell’Anagrafica Cliente/Fornitore.
La Condizione di Pagamento contiene le impostazioni per il calcolo delle rate di scadenza.
La sezione Banca Cliente (Banca Fornitore nell'anagrafica fornitore) contiene i dati della banca di appoggio del cliente/fornitore.
Per indicare la banca di appoggio, che può essere comune a più clienti/fornitori, si può utilizzare la ricerca per codice ABI e CAB tramite click destro del mouse.
La sezione Banca Azienda elenca i vari c/c dell'azienda sui quali solitamente si registrano gli incassi e i pagamenti del cliente/fornitore.