Di seguito una breve guida che evidenzia il legame esistente tra le Offerte a Fornitore e le Richieste di Fabbisogno del modulo M4GIE
Le offerte a fornitore sono presenti al seguente percorso: ACQUISTI/OFFERTE FORNITORE/OFFERTE FORNITORE/OFFERTE FORNITORE
L'Offerta da Fornitore è il primo documento del Ciclo Passivo. Nel programma, l'offerta può essere emessa nei confronti di un Fornitore o di un Fornitore potenziale (Fornitore non censito) per i quali è prevista un'apposita anagrafica. Qualora l'offerta venga trasformata in ordine il Fornitore potenziale eventualmente presente viene trasformato automaticamente in Fornitore.
La schermata delle Offerte a Fornitore si presenta come la seguente:
l'Offerta a fornitore può essere realizzata inserendo manualmente tutti i dati oppure richiamando, in tutto o solo in parte, un Ordine Cliente:
Il Numero dell'offerta (Nr. offerta interno) viene proposto automaticamente in base ad una numerazione interna, non fiscale. Si può modificare il numero proposto premendo il bottone fulmine e quindi inserendo il numero desiderato.
Le offerte possono essere realizzate inserendo manualmente tutti i dati oppure copiando con l'apposito bottone di testa Copia Documento (Ctrl-Alt- D) altre offerte. Dopo aver copiato un'offerta già inserita è anche possibile modificare il fornitore di testa.
All'interno della sezione Righe è possibile inserire gli articoli specificandone i dati d'interesse (unità di misura, quantità, valore, sconto ecc.).
Tramite il Tipo Riga è possibile inserire:
- articoli di magazzino (Tipo Riga Merce);
- servizi (Tipo Riga Servizi);
- degli articoli di magazzino che non vengono movimentati e che non partecipano al calcolo del totale documento (Tipo Riga Descrittiva);
- del testo libero nel campo descrizione (Tipo Riga Nota);
A seconda del documento sono presenti alcune checkbox quali:
- Chiusa Evasione - la riga ha la Qtà Ordinata uguale alla Quantità; è impostabile manualmente quando si decide di ordinare a fornitore solo una parte della Quantità di riga;
- No stampa - la riga non viene stampata (nei fincati predisposti per tale controllo);
- No ordine - la riga non viene riportata nell'ordine a fornitore;
Nella scheda “Riepilogo” saranno riepilogati tutti gli importi dell’offerta (Imponibile, Imposta, Totale) ai quali possono essere aggiunte manualmente eventuali spese accessorie di cui si è anticipatamente a conoscenza (sottotitolo “Spese”).
Nella scheda “Dati Amministrativi” andranno indicati: Centro di Costo e Commessa per una corretta rilevazione analitica sull’eventuale documento di acquisto che scaturirà da tale offerta.
Al salvataggio infatti il sistema impone come obbligatoria la commessa e consigliato il centro di Costo:
In realtà in tutti i documenti di Mago il centro di costo e la commessa sono informazioni presenti in ogni riga e potrebbero essere diversi per riga; basta indicarle nei dati amministrativi del documento e saranno riportati identici su tutte le righe, salvo poi cambiarle per riga.
E’ da notare che l’utente di Mago che inserisce l’offerta è colui che potrà poi approvare l’ordine a fornitore una volta predisposto dall’ufficio acquisti.
Sono disponibili diversi report che evidenziano i dati delle offerte:
Questo report consente di filtrare per i criteri necessari:
E presenta come risultato:
Tra cui si evidenzia la possibilità di selezionare le offerte non ordinate, per commessa, conoscendone l’autore del fabbisogno. E’ anche indicato l’ordine di riferimento e il rispettivo stato.
Questo report può essere consultato sia da ogni referente per consultare lo stato dell’ufficio acquisti rispetto alle richieste di fabbisogno inserite da se stesso, dato che è possibile capire se l’ordine a fornitore è stato inserito e se l’amministratore ha approvato o rifiutato, nonché se è stato inviato al fornitore.
Su ogni commessa esistono dei referenti:
che vengono verificati all’inserimento della Richiesta di Fabbisogno su quella commessa o centro di costo:
Le richieste di fabbisogno sono inserite e prese in carico dall’ufficio Acquisti:
Esiste una lista delle richieste di fabbisogno
L’ufficio acquisti genera poi un ordine a fornitore che dovrà subire un processo approvativo tecnico ed uno autorizzativo amministrativo.
Al referente amministrativo viene inviata una mail con il link diretto al documento da approvare:
mentre gli altri utenti non possono più modificare il documento:
Il controllo di gestione di M4GIE consente di abilitare la verifica del budget sia per centro di costo che per commessa sin dall’inserimento della richiesta di fabbisogno, rendendo la verifica bloccante in caso della necessità di maggiori restrizioni o solo un avvertimento.
Le stesse verifiche sono applicabili all’inserimento di un ordine a fornitore.
Il legame tra gli ordini a fornitore e tutti i documenti precedenti è chiaramente visibile, oltre che nella reportistica, all’interno di Mago:
Si noti che l’ordine a fornitore ha già generato il movimento analitico previsionale per i costi non ancora fatturati.