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Il processo approvativo di M4GIE sugli ordini a fornitore è integrato con il modulo della contabilità analitica di Mago e con il Controllo di Gestione.

Nei parametri M4GIE, nella tilegroup Ordini a Fornitore, è possibile abilitare il "flusso approvativo" ovvero una serie di processi complessi con cui si attiva il controllo dei permessi degli addetti ad incidere sugli ordini a fornitore o sui documenti che lo precedono (richieste di acquisto e offerte fornitore).
Il "flusso approvativo" si riferisce alla possibilità di controllare gli stati di un documento – per semplicità ci riferiamo agli ordini a fornitore – a partire dall'inserimento, passando per l'approvazione e l'autorizzazione, sino all'invio.

Convenzionalmente un ordine è approvato quando il suo contenuto è stato validato dal punto di vista tecnico e si ritiene correttamente selezionato (è il prodotto giusto che va ordinato al fornitore selezionato?). Un ordine è invece autorizzato quando è stato firmato da chi ne ha facoltà e può essere trasmesso al fornitore.

Ogni ordine a fornitore ha diversi stati per gestire il livello di avanzamento:
• Bozza: l’ordine è in corso di compilazione.
• Inserito: la compilazione è conclusa e va quindi Approvato e Autorizzato.
• Approvato: il contenuto dell’ordine viene approvato quando se ne determina la validazione tecnica o la corrispondenza ai requisiti di acquisto.
• Autorizzato: dal punto di vista amministrativo l’ordine è pronto, non più modificabile e può essere inviato al fornitore.
• Non Autorizzato: l’amministrazione ha determinato che l’ordine non può essere autorizzato.
• Inviato: l’ordine è stato inviato al fornitore.

Si distinguono quindi due macro processi riferiti all’approvazione e all’autorizzazione.

L’approvazione di un ordine a fornitore deve avvenire da parte degli utenti che sono stati definiti sulle entità analitiche per il quale il workflow approvativo è abilitato.
Tale flusso è abilitabile per una o più delle entità analitiche (centro di costo, commessa, linea di prodotto, divisione) e opera parallelamente su tutte le entità per cui è attivo, il che significa che tutti i parametri di ogni entità analitica devono essere contemporaneamente soddisfatti in quanto non esiste relazione gerarchica tra le entità (se non con alcune parametrizzazioni avanzate che si illustreranno più avanti):

Una volta che il flusso è attivo per una entità è necessario parametrizzare su tale entità analitica gli addetti che possono operare. In ogni entità anagrafica infatti – per semplicità scegliamo il centro di costo – è possibile elencare gli addetti con permessi nel flusso approvativo di tale entità.

Gli addetti inseriti nella lista hanno il permesso di salvare un ordine nello stato di INSERITO.
Gli addetti nella lista inseriti come "referenti" hanno il permesso di salvare un ordine nello stato di APPROVATO.
Gli addetti che nella lista, oltre ad essere referenti, hanno un importo autorizzato indicato, possono salvare un ordine nello stato di AUTORIZZATO purché il totale delle righe dell'ordine riferiti a tale entità rientri nell'importo limite stabilito.
Se l'entità ha un importo generico autorizzabile maggiore di zero, tale limite si applica a tutti gli addetti non presenti nella lista.
Per logica e coerenza, non è possibile distinguere tra utenti approvatori ed autorizzatori ovvero un utente autorizzatore (ultimo livello) deve comunque avere il permesso come referente e quindi rientra tra gli utenti che, prima di autorizzare, possono anche approvare un ordine.
Quando un ordine è in stato di approvato diventa modificabile dall'utente che lo ha approvato o da uno qualsiasi degli utenti che lo potrebbero autorizzare.
Quando un ordine è in stato di autorizzato diventa modificabile esclusivamente dall'addetto che lo ha autorizzato o da uno dei 3 utenti master autorizzatori definiti nei parametri M4GIE.

Si noti che nell’esempio è solo la matricola Dini Andrea a poter approvare un ordine in cui una delle righe è riferita al centro di costo VD Vendita Diretta, in quanto egli è definito REFERENTE; gli utenti elencati senza essere referenti possono invece inserire l’ordine sino allo stato di INSERITO.

In queste circostanze quindi, al salvataggio di un ordine in cui è presente una riga legata al centro di costo indicato, se si tenta si porlo nello stato APPROVATO, si riceve il necessario errore e non si può procedere:

Mentre se invece l’utente fosse abilitato, come in questo caso:

Al salvataggio non ci sarebbero problemi di sorta per portarlo nello stato di approvato:

E’ da precisare che in contesto di un ordine approvato ma non autorizzato il report indica chiaramente lo stato con una filigrana e impedisce quindi l’inoltro all’esterno:

IL PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE
Il secondo macro processo, come già indicato, riguarda l’autorizzazione amministrativa (è cosa diversa si badi bene rispetto alle funzionalità di controllo del budget già presenti in Controllo di Gestione) e può essere configurato in due modalità:

1. una modalità base in cui l’autorizzazione viene resa possibile in capo a 3 utenti aziendali, eventualmente con dei limiti sul totale imponibile dell’ordine;
2. Una modalità avanzata in cui, nonostante l’autorizzazione possibile dai 3 utenti principali, ogni utente può essere abilitato alla autorizzazione sulle entità di analitica su cui si basa il processo (centro di costo, commessa, divisione o linea prodotto) con un limite di importo per ordine.

La prima modalità si configura nei parametri di Magie:

In questo esempio Bittoli Carlo ha un limite autorizzativo pari a € 20.000, Nivo Bianca di € 5.000 ed il terzo autorizzante non ha limiti impostati.
Tutti e 3 gli utenti possono essere autorizzati senza limite impostando il valore a zero.

La modalità avanzata invece si configura sull’entità analitica, ad esempio in questo caso l’utente sa ha un limite di € 1.000 mentre l’utente Corti Gino di € 10.000

Di conseguenza, nel tentativo di salvare un ordine sulla divisione IT così composto si notino i chiari blocchi:

Se invece l’importo fosse inferiore al limite per l’utente si avrebbe un corretto salvataggio.

Si noti che nella apposita tile è indicato chiaramente chi ha autorizzato l’ordine:

E’ opportuno notare che sono gestiti anche i processi approvativi per entità multiple, ovvero se in un ordine ci fossero due righe con diversi centri di costo, commesse, divisioni o linee di prodotto che necessitano di approvazione da parte di utenti distinti, l’autorizzazione viene attribuita sequenzialmente e risulta rilevabile dal workflow.
In un ordine ad esempio con due divisioni autorizzate da utenti diversi:

È evidente chi e quando ha autorizzato l’ordine:

Configurazioni avanzate
Sono state previste, per ogni elemento analitico, alcune parametrizzazioni avanzate che consentono di ottenere un funzionamento simile ad una gerarchia o comunque più specifico. Un elemento è uno specifico codice di entità analitica, ad esempio il centro di costo CAVA è un elemento analitico dell'entità analitica CENTRI DI COSTO.

E' possibile escludere ogni elemento analitico dal flusso agendo sui parametri in esso presenti "escluso da approvazione" ed "escluso da autorizzazione".
Abilitando il primo di tali flag l'elemento analitico viene escluso dal controllo di approvazione e quindi qualsiasi addetto può salvare un ordine sia nello stato di inserito che nello stato di approvato quando riferito a tale elemento analitico.
Abilitando il flag "escludi autorizzazione" qualsiasi addetto può salvare un ordine nello stato di autorizzato quando riferito a tale elemento analitico.

Mail automatiche per richiesta autorizzazione:

Abilitando l’apposito parametro

Il sistema invia automaticamente una mail con allegato il PDF dell’ordine ed un link diretto per l’apertura del documento a tutti i referenti configurati per l’autorizzazione (sia i 3 utenti globali, sia quelli definiti sull’entità), notificando in pratica di dover autorizzare il singolo ordine.

Ad autorizzazione avvenuta viene notificato lo stato dell’ordine all’utente principale che è collegato come referente dell’entità analitica a cui l’ordine è collegato.
L’ordine Approvato sarà formalizzato con un fincato contenente la firma digitalizzata e potrà essere inviato al fornitore. Gli altri utenti non potranno più modificarlo.

Reportistica
Ovviamente è prevista una apposita reportistica con i filtri per stato documento:

E con i legami ai documenti di evasione successivi:

Implicazioni con il budget
Si noti che il workflow approvativo è un processo parallelo ed indipendente dalle impostazioni possibili in M4GIE per il controllo del budget, che consentono di bloccare l’inserimento di un ordine se le voci di costo non sono conformi al budget previsto.
Entrambi i processi, budget e autorizzativo, possono essere attivati contemporaneamente.

SCENARI AVANZATI
Il funzionamento parallelo dei flussi consente di ottenere alcuni comportamenti specifici, esemplificati dagli scenari seguenti.

Scenario 1: approvazione per centri di costo e autorizzazione per divisioni
In questo scenario di una azienda con contabilità analitica organizzata per centri di costo, è stabilito che l'approvazione di un ordine venga verificata in capo al singolo centro di costo su cui poi l'importo dell'ordine graverà (verosimilmente tale azienda avrà un controllo di gestione a budget/consuntivo).
L'autorizzazione dell'ordine invece viene confermata dal responsabile della divisione aziendale, al cui interno operano diversi centri di costo. I responsabili di divisione sono i signori Bianchi e Rossi, rispettivamente con un limite di € 100.000 cadauno.
Solo l'amministratore dell'azienda, il sig. Verdi, può autorizzare per importi illimitati.
L'assistente di amministrazione, la sig.ra Arancio, può autorizzare qualsiasi ordine sino ad un massimo di € 30.000.
Alcuni ordini, riferiti al centro di costo "amministrazione" non sono soggetti ad autorizzazione.
Configurazioni necessarie
Tale operatività è ottenibile abilitando il flusso approvativo sulle entità centro di costo e divisione. Nei parametri vanno inoltre collegati i due utenti master autorizzatori sig. Verdi e sig.ra Arancio, a cui va impostato il limite di € 30.000.
Ogni centro di costo presente in anagrafica avrà la lista degli addetti autorizzati all'approvazione ma il flag "disabilita autorizzazione" sarà attivo per ogni elemento.
All'opposto, sulle divisioni aziendali, che fanno capo ai direttori Bianchi e Rossi, sarà attivo il flag "disabilita approvazione" sull'elemento e i due direttori Bianchi e Rossi saranno presenti nella lista dei due elementi analitici, con flag "referente" e con importo € 100.000 cadauno.

Scenario 2: approvazione per centri di costo e autorizzazione per linea di prodotto
Questo scenario prevede che l'approvazione di certi prodotti speciali (esplosivi e carburanti) venga data esclusivamente dai sig.ri Bianchi e Rossi, limitatamente a € 10.000 per ordine.
Tutti gli altri ordini di qualsiasi prodotto o servizio sono approvabili dagli stessi referenti che autorizzano gli ordini, nel limite di € 2.500 per ordine.
Solo l'amministratore dell'azienda, il sig. Verdi, può autorizzare per importi illimitati.
Configurazioni necessarie
Tale operatività è ottenibile abilitando il flusso approvativo sulle entità centro di costo e linea di prodotto.
Nei parametri va inoltre collegato come utente master autorizzatore il sig. Verdi.
Ogni centro di costo presente in anagrafica avrà la lista degli addetti autorizzati all'approvazione ma il flag "disabilita autorizzazione" sarà attivo per ogni elemento.
Saranno definite tre linee di prodotto: ESPLOSIVI, CARBURANTI e GENERALE.
Sulle prime due linee di prodotto saranno impostati gli utenti Bianchi e Rossi come referenti e con il limite importo autorizzabile per ognuno di essi a € 10.000.
Sulla terza linea di prodotto GENERALE non saranno elencati addetti ma sarà soltanto impostato un limite generale a € 2.500.
Tutte e tre le linee di prodotto avranno il flag "disabilita approvazione" attivato.
Nelle categorie merceologiche degli articoli, definite dai parametri di magie come obbligatorie per l'inserimento di nuovi articoli, sarà indicata la linea di prodotto da associare ad ogni articolo riferito alla categoria.

Scenario 3: approvazione per commessa e autorizzazione generale aziendale con eccezioni e vincoli di budget per centri di costo
In questo scenario tutti gli ordini sono gestiti da uno o più referenti di una specifica commessa.
Ogni ordine a fornitore viene autorizzato dall'amministratore dell'azienda sig. Verdi, salvo alcune commesse pluriennali per le quali il referente sig. Bianchi può autorizzare per ordini sino a € 10.000 ma in ogni caso senza sforare il budget pluriennale di commessa che solo l'amministratore potrà sforare.
Per ogni singolo centro di costo a cui le commesse sono riferite è presente un budget da rispettare su base annua.
Configurazioni necessarie
Il flusso approvativo è abilitato solo sulla commessa.
L'amministratore Verdi è configurato come master autorizzatore senza limiti.
Nei parametri magie è abilitato il controllo budget obbligatorio sulle commesse e sui centri di costo.
Tutti gli elementi commesse non pluriennali avranno il flag "disabilita budget" abilitato e sono definiti con la lista dei rispettivi referenti, ognuno dei quali avrà a zero l'importo autorizzabile.
Le commesse pluriennali avranno il referente Bianchi con importo autorizzabile € 10.000. Il sig. Verdi sarà comunque elencato tra i referenti con il flag "supera budget".
Sui centri di costo non sono presenti configurazioni particolari non partecipando al flusso approvativo; deve solo essere presente in analitica un opportuno budget caricato come movimento di tipo preventivo. L'amministratore non è da elencare tra i referenti di ogni centro di costo con il flag "supera budget" in quanto i 3 utenti master autorizzanti definibili in ogni azienda possono già per definizione superare tutti i budget.

Precisazioni ulteriori
Mago consente di specificare per ogni riga di documento diversi elementi analitici, per cui il flusso approvativo funziona senza alcun problema agendo su tutte le diverse entità analitiche presenti nel documento.
Il controllo del budget è da intendersi come un ulteriore processo approvativo anche esso parallelo ai flussi approvativi.
Il funzionamento parallelo dei flussi approvativi, a meno delle combinazioni ottenibili con i flag di esclusione sugli elementi, implica che tutti i vincoli devono contemporaneamente essere rispettati per ogni azione sul documento.

WEBINAR Controllo di Gestione: Budgeting e Flusso approvativo ordini a fornitore
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