La procedura è valevole per quelle fatture elettroniche emesse al di fuori del gestionale e che devono essere importate
La procedura di Fatturazione Elettronica Attiva (import documenti) è presente al percorso COMUNICAZIONI DIGITALI/FATTURAZIONE ELETTRONICA/DOCUMENTI RICEVUTI IMPORTATI
Tale procedura permette di importare e contabilizzare da file system quelle fatture che vengono emesse da altro programma e che è necessario registrare anche in Mago.
Per poter usufruire di tale funzionalità è necessario che il modulo Fatturazione Elettronica Import Documenti.
L'importazione
Prima di tutto, affinché i documenti vengano correttamente importati, va definito in PREFERENZE/COMUNICAZIONI DIGITALI/PARAMETRI COMUNICAZIONI DIGITALI un apposito percorso come di seguito evidenziato
N.B. Durante la fase di importazione da file system, Mago verifica che tutte le fatture siano corredate da una notifica valida per il tipo di documento. Per quanto riguarda le fatture attive, le notifiche possono avere le seguenti opzioni di nomenclatura: _RC, _MC, informazioni_associate oppure _metaDato.
La procedura si presenta come la schermata seguente dove è possibile definire dei criteri precisi di estrazione e di successiva importazione dei documenti
E’ bene fare una precisazione: si può scegliere se registrare le fatture con “Usa Data ricezione come Data registrazione” oppure lasciando che esse vengano registrate come la Data Operazioni di Mago.
La griglia dei documenti
I documenti scaricati sono elencati in una griglia dove è possibile selezionarli tramite il campo Sel. e visualizzarli nella loro interezza in Documenti Emessi Importati tramite click sulla riga interessata.
Qualsiasi documento per essere contabilizzato necessita di essere completo; il completamento avviene direttamente sulla griglia, con l'indicazione del Codice Cliente e del Modello Contabile. Una volta che queste informazioni sono presenti, lo stato del documento passerà da “rosso” a “verde”; questo vuol dire che è possibile contabilizzare tale riga.
N.B. Per individuare il cliente nelle anagrafiche, il programma ricerca tra i clienti non disattivi quello che abbia la stessa partita IVA e lo stesso codice ISO Stato. In presenza di più anagrafiche con stessa partita IVA e ISO Stato, viene proposto il primo trovato e contemporaneamente appare un messaggio di avvertimento.
Se il cliente non è ancora presente in archivio, può essere creato automaticamente attraverso il bottone Crea Cliente della toolbar.
Per creare il cliente Mago assegnerà un nuovo codice partendo dal primo numero disponibile e sarà visibile sulla riga il Codice appena creato e la Ragione Sociale
E’ inoltre presente il comando Visualizza XML che permette di visualizzare il file xml ricevuto sia in formato Completo che Semplificato
VERSIONE COMPLETA
VERSIONE SEMPLIFICATA
Nella selezione del Modello Contabile il programma propone i modelli contabili congruenti con il tipo di documento (fattura/nota di credito).
Nella colonna Pagamento: è possibile indicare la condizione di pagamento da utilizzare nella generazione della partita.
Stato del documento
Di seguito una breve descrizione dei possibili stati del documento rappresentati dai vari colori:
- Documento da completare (default) - indica che nel documento mancano il codice del cliente e il modello contabile; pertanto, non può ancora essere contabilizzato;
- Documento completo - indica che nel documento sono presenti sia il codice del cliente che il modello contabile, pertanto può essere contabilizzato;
- Documento già generato - indica che per il documento è già stata inserita la registrazione contabile;
- Documento impegnato da altro utente - indica che un altro utente sta elaborando il documento;
- Documento storicizzato e non scaricabile- indica che il documento non è scaricabile poiché è stato storicizzato sul Digital Hub.
La registrazione contabile
Tramite il bottone Documenti Emessi si accede all'inserimento della registrazione contabile del documento selezionato sulla griglia.
N.B. Il bottone è disponibile se lo stato del documento è Documento completo, ovvero sono presenti il cliente e il modello contabile, oppure Documento generato, per accedere al Documento Emesso già registrato (ad esempio se si desidera cancellare la registrazione per poi reinserirla con altro modello contabile).
La registrazione contabile, che deve essere inserita per ciascun documento scaricato, appare precompilata con il modello selezionato e con tutti gli importi presenti nel riepilogo IVA della fattura elettronica proposti nel Castelletto IVA, abbinati ad un codice IVA individuato attraverso l’aliquota specificata nel documento importato.
N.B. Per proporre il codice IVA nel Castelletto IVA corrispondente all'aliquota presente nel riepilogo della fattura elettronica, viene seguita la scaletta di proposizione prevista nei Documenti Emessi: codice IVA del cliente, codice IVA del modello contabile, codice IVA di default, infine, se non è ancora stato trovato il codice IVA corrispondente, viene eseguita una ricerca nei codici IVA, ordinandoli per codice ed escludendo quelli disattivi. Se da quest’ultima ricerca si ottiene più di un codice IVA viene proposto il primo valido in ordine alfabetico.
Nel Libro Giornale gli importi di tipo Imponibile sono proposti sulla contropartita preferenziale del cliente o in alternativa su quella presente nel modello contabile.
Al salvataggio della registrazione viene proposta la generazione della partita con la condizione di pagamento indicata nella griglia della procedura. Essa è prioritaria rispetto a quella impostata sul cliente.
Collega Documento Emesso
Se la fattura elettronica si riferisce ad un documento già registrato in contabilità, attraverso il bottone Collega Documento Emesso è possibile abbinare al documento una registrazione contabile già inserita. Va fatto notare, inoltre, che il tasto diventa utilizzabile solo se vi è un documento che rispetta i criteri che dopo andremo ad evidenziare.
Il bottone elenca, infatti, solo i documenti contabili emessi, con cliente e data documento uguali alla riga selezionata, per cui non esista ancora alcun collegamento con una fattura xml.
Se il totale documento del documento selezionato non corrisponde a quello della fattura elettronica appare un messaggio di avvertimento.
In caso di errori, è possibile utilizzare il bottone Scollega Documento Emesso per eliminare l'abbinamento tra la fattura elettronica e la registrazione contabile.