La procedura è in grado di importare gli estratti conto bancari e di generare, automaticamente, la chiusura delle partite e le registrazioni contabili
Questa funzione si trova in: Amministrazione | Operazioni Bancarie | Riconciliazione Bancaria
La procedura Riconciliazione Bancaria consente di riconciliare le operazioni bancarie con la Contabilità, ossia consente di generare nuove registrazioni contabili a partire dalle singole operazioni presenti nell'estratto conto bancario, come pure consente di abbinare le singole operazioni a movimenti contabili già registrati.
La procedura si presenta suddivisa in tre sezioni:
- l’area dei filtri dedicata alle Selezioni di banca, conto corrente e periodo per l’estrazione dei movimenti bancari;
- la griglia Movimenti Bancari, con l’elenco dei movimenti estratti;
- la griglia Movimenti Contabili, con l’elenco dei movimenti registrati sul conto abbinato al C/C bancario per il periodo richiesto.
Nella toolbar alta, oltre al bottone per l’estrazione dei dati, è presente il bottone Importazione Estratti Conto, (Alt+I), per accedere direttamente alla procedura di importazione file.
Selezioni
Per estrarre le operazioni da riconciliare, occorre innanzitutto selezionare la banca azienda (Banca) e il C/C bancario (C/C): il conto viene automaticamente proposto se è l’unico presente per la banca, altrimenti occorre selezionarlo nella tendina.
Alla selezione di Banca e C/C sono visualizzati il codice Conto e Descrizione del conto del Piano dei Conti abbinato al C/C bancario selezionato, e a cui si riferiscono i movimenti elencati nella griglia Movimenti Contabili.
Se al C/C bancario non è associato alcun conto, durante l’estrazione dati appare un messaggio di avvertimento e di conseguenza non sarà estratto alcun dato.
Il Periodo per l’estrazione dei dati viene inizializzato al giorno corrente.
L’opzione Anche Riconciliati consente di estrarre anche i movimenti già riconciliati. Di default non è selezionata.
Occorre premere il bottone Estrai sulla toolbar per estrarre i Movimenti Bancari e i Movimenti Contabili relativi al periodo e al conto bancario selezionati.
Movimenti Bancari
I Movimenti Bancari estratti, elencati in ordine cronologico, sono quelli presenti negli Estratti Conto bancari precedentemente importati, possono appartenere a Estratti Conto diversi, ma sono comunque riconducibili allo stesso C/C bancario.
Sulla riga del titolo appaiono il saldo iniziale e finale del conto con il segno Dare/Avere indicato tra parentesi. Il saldo visualizzato si riferisce al periodo in esame.
Le colonne della griglia Movimenti Bancari sono tutte non modificabili tranne Modello, Tipo conto, Cliente/Fornitore (se Tipo conto è Cliente/Fornitore).
Stato: un'icona con simboli diversi indica se il movimento bancario è da completare, è completo e pronto per la registrazione contabile oppure è già registrato in contabilità.
Data Registrazione: è la data di registrazione dell’operazione bancaria.
Data Valuta: è la data valuta dell’operazione bancaria.
Gli importi in Dare e Avere sono quelli presenti nell’estratto conto bancario, il segno Dare/Avere è opposto a quello utilizzato per registrare la stessa operazione in contabilità.
Nell’estratto conto bancario le uscite sono elencate in Dare e le entrate sono elencate in Avere, mentre nei movimenti contabili le uscite (come i pagamenti a fornitori) sono registrate in Avere e le entrate (come gli incassi da clienti) sono registrate in Dare.
Causale Bancaria: è il codice della causale che identifica il tipo di operazione bancaria, sul campo è attivo l’hyperlink all'anagrafica delle Causali bancarie.
Modello: viene proposto il modello contabile abbinato alla Causale Bancaria, è possibile indicare solo modelli contabili di tipo Movimenti Contabili Puri.
I dati delle colonne Nome Cliente/Fornitore e IBAN Cliente/Fornitore contengono le informazioni presenti nel file importato.
Tipo conto: indica il tipo di contropartita dell'operazione bancaria ed è proposto in base all'impostazione della Causale Bancaria.
Se il Tipo conto è Contabile, la contropartita sarà quella indicata nella Causale Bancaria o, se mancante, quella presente nel modello contabile altrimenti sarà da specificare direttamente nella registrazione contabile.
Se il Tipo conto è Cliente/Fornitore o il modello contabile non ignora la partita, la contropartita è il Cliente/Fornitore e il campo della griglia è modificabile.
Il campo Cliente/Fornitore contiene il codice del Cliente/Fornitore del Movimento Bancario, individuato per IBAN o per ragione sociale o attraverso il numero effetto/mandato eventualmente presente nel nodo "EndToEndId" del file importato.
L’hotlink sui clienti/fornitori mostra solo quelli non disattivi.
Le colonne Informazioni e Informazioni aggiuntive mostrano le informazioni presenti nel file utili per registrare o riconciliare i movimenti.
Con doppio click sulla singola riga si accede alla Manutenzione Estratti Conto Bancari.
Sulle colonne della griglia è attivo l’ordinamento crescente/decrescente.
Movimenti Contabili
La griglia elenca i movimenti contabili del periodo in esame registrati sul conto associato al C/C bancario.
I movimenti estratti sono quelli con data registrazione nel periodo selezionato.
Non sono estratti i movimenti di tipo apertura e chiusura contabile in quanto non sono significativi ai fini della riconciliazione.
Sulla riga del titolo appaiono il saldo iniziale e finale del conto con il segno Dare/Avere indicato tra parentesi. Il saldo visualizzato si riferisce al periodo in esame.
Il contenuto della griglia non è editabile, con doppio click sulla riga si accede alla registrazione contabile.
Sulle singole righe un’icona indica lo Stato del movimento contabile, per evidenziare quelli generati dalla procedura, quelli collegati a movimenti bancari e quelli non collegati. Sulle colonne della griglia è attivo l’ordinamento crescente/decrescente.
La Riconciliazione
Per riconciliare i movimenti bancari con la contabilità occorre utilizzare i bottoni presenti sulla toolbar della griglia “Movimenti Bancari”:
- Movimento Contabile, per generare un nuovo movimento contabile dal movimento bancario o per accedere ad un movimento contabile ad esso collegato;
- Collega Movimento Contabile, per collegare il movimento bancario ad un movimento contabile già inserito;
- Scollega Movimento Contabile, per scollegare il movimento bancario dal movimento contabile precedentemente collegato.
La disponibilità dei bottoni dipende dallo Stato dei singoli movimenti:
- Movimento con dati mancanti indica che per l'operazione bancaria manca il modello contabile e/o il cliente/fornitore (se la causale bancaria lo richiede). E’ attivo solo il bottone Collega Movimento Contabile;
- Movimento completo indica che il movimento bancario ha tutti i dati per essere contabilizzato (modello contabile e cliente/fornitore se richiesto). Sono attivi i bottoni Movimento Contabile e Collega Movimento Contabile;
- Movimento registrato in Contabilità indica che il movimento risulta collegato ad un movimento contabile. Sono attivi i bottoni Movimento Contabile e Scollega Movimento Contabile (quest’ultimo solo se il collegamento era stato fatto tramite il bottone “Collega Movimento Contabile”).
Quando un movimento bancario genera un movimento contabile oppure viene collegato ad un movimento contabile già registrato in contabilità, viene contrassegnato come Riconciliato (il flag è visibile nella finestra Manutenzione Estratti Conto Bancari).
Bottone Movimento Contabile
Mediante il bottone Movimento Contabile si accede al data-entry dei movimenti contabili puri in inserimento, con la proposizione dei dati presenti nella riga della griglia:
- l’inserimento della prima nota utilizza il modello contabile indicato sulla riga;
- Data Registrazione, Data Competenza e Data Documento sono proposte uguali alla Data Registrazione del movimento bancario, la Data Valuta viene valorizzata uguale a quella del movimento bancario;
- se il movimento bancario contiene dati in divisa estera, la registrazione contabile viene inserita con la stessa divisa e fixing specificati nel movimento.
Se la causale bancaria è di tipo Contabile, nel Libro Giornale viene inserita una riga con il conto del Piano dei Conti associato al C/C bancario, con l’importo del movimento bancario e con il segno Dare/Avere opposto: negli estratti conto bancari le entrate sono indicate nella colonna Avere, le uscite nella colonna Dare, mentre in contabilità è il contrario, le entrate sono registrate in Dare, le uscite in Avere.
Il conto di contropartita è il conto specificato nella causale bancaria, in assenza viene proposto il conto specificato nel modello contabile.
Se la causale bancaria è di tipo Cliente/Fornitore e il modello contabile chiude le partite, contestualmente all’inserimento del movimento contabile viene eseguito il Saldaconto con preimpostato il cliente/fornitore del movimento bancario, e con la selezione automatica delle rate estratte fino all’importo del movimento bancario.
Il conto di contropartita è il conto associato alla banca (è il saldaconto che genera la seconda riga di Libro Giornale).
Se la causale bancaria è di tipo Cliente/Fornitore e il modello contabile apre le partite, si accede all’inserimento del movimento contabile puro compilato con il cliente/fornitore del movimento bancario, con il conto associato alla banca come contropartita, e con la generazione della partita proposta al salvataggio della registrazione.
Al salvataggio della registrazione la procedura chiude il movimento contabile e torna nella griglia, lo Stato del movimento bancario cambia in Movimento Registrato in Contabilità, i campi relativi al modello e al cliente fornitore divengono non editabili. Tramite il bottone Movimento Contabile si può accedere nuovamente al movimento contabile appena generato.
Se il movimento contabile viene cancellato, lo Stato del movimento bancario torna ad essere "Movimento completo".
Bottone Collega Movimento Contabile
Mediante il bottone Collega Movimento Contabile è possibile collegare il movimento bancario ad un movimento contabile già registrato.
Possono essere estratte anche prime note dei documenti emessi e ricevuti, per consentire ad esempio il collegamento all’incasso o pagamento contestuale.
Il bottone, che si abilita solo sulle righe non ancora collegate ad un movimento contabile, apre una finestra di selezione dei movimenti contabili, che appaiono già elencati sulla base dei seguenti filtri modificabili:
- Periodo uguale a quello selezionato nella procedura di riconciliazione;
- stesso importo;
- stesso modello contabile.
- solo prime note non ancora collegate.
Sono estratte le prime note registrate sul conto abbinato al C/C bancario che soddisfano i filtri impostati.
Non sono estratti i movimenti contabili generati dalla procedura di riconciliazione.
Al salvataggio della selezione, la procedura abbina il movimento contabile al movimento bancario e torna nella griglia, lo Stato del movimento bancario cambia in Registrato in Contabilità, i campi relativi al modello e al cliente fornitore divengono non editabili.
Tramite il bottone Movimento Contabile si può accedere al movimento contabile appena collegato.
Bottone Scollega Movimento Contabile
Mediante il bottone Scollega Movimento Contabile è possibile scollegare il movimento bancario da un movimento contabile puro collegato con il bottone Collega Movimento Contabile.
Il bottone di scollegamento si abilita solo sulle righe collegate ad un movimento contabile, rimuove il collegamento al movimento contabile dalla riga dell’estratto conto senza cancellare il movimento contabile, e ripristina lo stato della riga.
Al salvataggio/collegamento/scollegamento di un movimento contabile si aggiornano i Riferimenti Incrociati tra il movimento bancario e il movimento contabile.
Se dal movimento contabile si modifica o cancella una registrazione generata/collegata ad un movimento bancario, appare un messaggio di avvertimento.
La cancellazione del movimento contabile riporta il movimento bancario in stato da riconciliare.