Grazie a M4GIE Controllo di Gestione il controllo del budget assume una semplicità disarmante.
E' sufficiente rilevare le scritture a preventivo nell´analitica in modo manuale oppure, se lo si desidera, grazie alla procedura di “Importazione movimenti analitici da csv”. Una volta importato il budget, va definito nei parametri di M4GIE, nella sezione Budget, come il programma si deve comportare:
Nelle impostazioni generali è possibile abilitare:
- il controllo dei saldi di commessa a partire dalla data di creazione della commessa, e non solo per l´esercizio corrente;
- il calcolo dei saldi deve considerare anche i movimenti previsionali di analitica e non solo i consuntivi, il che consente di sfruttare le funzioni di generazione analitica da ordini a fornitore per tenere traccia dei saldi aggiornati anche se non si sono ancora ricevute le fatture;
- al salvataggio di un documento del ciclo passivo vengono mostrati nel riepilogo finale i saldi residui delle entità analitiche coinvolte nel documento.
Le modalità di controllo dei saldi sono parametrizzabili per singole entità di analitica, ovvero è possibile definire se il superamento del budget deve essere un semplice alert o un errore bloccante per il salvataggio del documento.
I controlli sono abilitabili sia per il controllo progressivo sino al mese corrente, sia per tutto l´esercizio.
E´ infatti molto comodo configurare come bloccante il controllo ad esempio per centro di costo sull´intero esercizio, e come alert il controllo progressivo del mese.
Veniamo al funzionamento.
Si abbia come budget questa scrittura di analitica:
All´inserimento di un ordine a fornitore sul centro di costo e conto coinvolto con questi valori:
Si noti il blocco al salvataggio per il superamento del budget previsto nell´anno e l´avviso per il superamento sino al mese del documento:
In presenza di un errore bloccante, l´ordine non sarà salvato sino al rispetto del limite del budget.
E’ da precisare che la verifica viene effettuata per ogni documento, accorpando per conto e entità analitica e quindi se sono presenti diversi centri di costo, commesse, divisioni o linee di prodotto nonché diversi conti contabili, il sistema li verifica tutti concordemente.
Ipotizziamo invece di rispettare il budget, per cui al salvataggio si viene informati dei saldi residui sulle entità coinvolte nel documento:
Ulteriori implicazioni con il controllo di gestione
Quando abilitato il flusso approvativo degli ordini a fornitore, tali documenti sono inseribili solo se l´utente corrente è abilitato ad impegnare le cifre sulle entità analitiche coinvolte nel documento, per cui con M4GIE Controllo di Gestione è praticamente possibile assegnare un budget ai responsabili delle entità ed essere certi che siano loro a controllare ed approvare i flussi di costo sin dall´origine.
M4GIE Controllo di Gestione aggiunge inoltre una nuova entità analitica ovvero le ´divisioni´ e i ´gruppi di divisioni.
Esse sono particolarmente utili quando si vuole realizzare un controllo di gestione per competenze sugli acquisti, parallelamente ai centri di costo o alle commesse a cui gli acquisti sono riferiti: tipico esempio l´ufficio informatico di una azienda, le cui competenze sono trasversali a tutti i centri aziendali, per cui gli acquisti di materiale informatico sono verificate da un esperto che è il referente della divisione ´ITC Aziendale´, a cui è assegnato il budget.
Ogni centro di costo quindi che avrà necessità di materiale informatico inciderà anche sul budget della divisione, il cui referente dovrà approvare comunque la spesa se riferita alla divisione che sta controllando.