Per le operazioni di seguito descritte è innanzitutto necessario che Mago4 sia aggiornato alla release 3.2 o versioni successive.

Inoltre, si rende necessario che i seguenti moduli di Mago4 siano attivi:

• Contabilità;
• Acquisti;
• MDC;
• Fatturazione Elettronica Passiva;

Prima Parametrizzazione al modulo (una tantum)

Accedendo a Mago è necessario prima di tutto accedere a Parametri Comunicazioni Digitali (PREFERENZE/COMUNICAZIONI DIGITALI/COMUNICAZIONI DIGITALI) e impostare un default in:

Registra Documenti in: questo parametro permette di definire il default di registrazione dei documenti ricevuti (Contabilità o Acquisti).

Questo valore verrà proposto dal programma ma sarà sempre modificabile manualmente, documento per documento o fornitore per fornitore.

Doc. Acquisto per Riferimenti: questo parametro stabilisce se di default si considerano gli Ordini Fornitore o le Bolle di Carico come documenti di origine da chiudere in fatturazione.

Anche in questo caso, il parametro si può ridefinire, in questo caso sul Fornitore.

Flusso di Lavoro previsto dalla procedura

Operazioni preliminari - Assegnazione fornitori

1. L’utente accede alla procedura Assegnazione Fornitori con le stesse regole e logiche della versione precedente: controlla i Documenti Ricevuti Importati in automatico da ESP, assegna i Fornitori ed il Registra In, qualora non siano già stati proposti in automatico, conferma salvando ed esegue la procedura.
2. A questo punto inizia il flusso di registrazione diviso in due distinte modalità di lavoro a seconda della scelta del Registra In.

Registrazione in Contabilità

3. I documenti con Registra In impostato a Contabilità saranno sempre elaborabili con le stesse logiche della versione precedente accedendo alla procedura Registrazione in Contabilità. Il loro flusso di registrazione termina in questa procedura, dove eventualmente è possibile anche effettuare azioni di annullamento (cancellando la registrazione contabile).

Registrazione in Acquisti

3. I documenti con Registra In impostato ad Acquisti saranno visibili nella procedura Registrazione in Acquisti.
4. L’utente può scegliere se procedere alla generazione di una nuova Fattura di Acquisto (si vedano i seguenti punti dal 6 in avanti e si intenda sempre con Fattura di Acquisto anche Note di Credito o Note di Debito che sono documenti anch'essi generati dalla procedura a seconda del contesto) o collegare il 'Documento Ricevuto Importato con una Fattura già inserita sul database: funzione analoga a quella presente anche nel flusso della contabilità.
5. Scegliendo il collegare il documento con una Fattura già registrata, cliccando sull’apposito bottone, l’utente visualizzerà un elenco e potrà scegliere quello da linkare.
   Effettuando il link il processo di registrazione si concluderà, salvando sul documento di acquisto il codice IdSDI del Documento Ricevuto Importato in lavorazione.
6. Scegliendo invece di generare una nuova Fattura di Acquisto, come prima operazione accedendo alla procedura, l’utente visualizzerà i Documenti Ricevuti Importati (estratti con filtri) messi in relazione con Ordini Fornitore o Bolle di Carico ancora almeno in parte aperti in fatturazione.
   In questo step, quindi, l’utente può mettere in relazione le fatture elettroniche che vuole registrare con i documenti di origine presenti su Mago.
   Alcune di queste relazioni, in particolare quelle indicate anche sull’XML del Documento Ricevuto Importato, saranno anche proposte automaticamente come selezionate.
7. L’utente può quindi confermare o modificare, aggiungendo o togliendo, associazioni tra documenti.
   Queste associazioni saranno alla base delle successive operazioni di completamento dei dati di riga del Documento Ricevuto Importato.
8. L'utente però può anche scegliere di non effettuare nessun collegamento, sia su un singolo Documento Ricevuto Importato, perché ad esempio eccezionalmente quella fattura esula dal ciclo di Ordine-Consegna-Fatturazione degli Acquisti, sia come modo standard di registrazione delle Fatture in Acquisti, perché l'Azienda non registra mai Ordini o Bolle che originano la Fattura.
   Un Documento Ricevuto Importato senza collegamenti, sarà comunque registrabile, con la differenza che i suoi dati di riga saranno interamente compilati a mano, senza l'aiuto delle informazioni presenti su documenti del programma.

Operatività della Procedura

A menù sono presenti le seguenti procedure:

• Assegnazione Fornitori: procedura invariata rispetto alla versione precedente, che rimane sempre il punto di partenza del processo di registrazione;
• Registrazione in Contabilità: procedura invariata rispetto alla versione precedente, che permette la registrazione nel modulo Contabilità;
• Registrazione in Acquisti: nuova procedura dalla quale parte la gestione di tutte le operazioni necessarie alla registrazione in Acquisti.

Assegnazione Fornitori

Questa procedura, che rimane invariata rispetto alla versione precedente del modulo Fatturazione Elettronica Passiva (Avanzata), prende in considerazione i documenti ricevuti non ancora lavorati e permette di impostare il Fornitore (1) e di scegliere, se confermare o meno la registrazione in Acquisti o in Contabilità (2) data dalle impostazioni dei parametri generali o del Fornitore.

Nel momento dell'estrazione, vengono proposti i Fornitori già censiti, per i quali c'è corrispondenza tra i dati fiscali inseriti nell'anagrafica ed i corrispondenti presenti nel file XML.

E' comunque sempre possibile modificare la proposizione del fornitore con un altro presente in Mago e creare un nuovo Fornitore con l'apposito tasto presente nella procedura, qualora la riga sia vuota quindi non contenente la Ragione Sociale ed il Codice Fornitore (3).

Il campo Registra in sarà impostato con il valore Non Assegnato se non c'è stata ancora una proposizione o un inserimento del Fornitore o con un valore tra Contabilità e Acquisti una volta presente il Fornitore.

L'esecuzione della procedura, sui documenti selezionati, permetterà di procedere nelle fasi successive di elaborazione sia in Contabilità che in Acquisti.

Registrazione in Contabilità

Questa procedura, non modificata in questa nuova versione del modulo, è del tutto simile a quella disponibile nel modulo base, permette di effettuare la registrazione in Contabilità.

Consente di inserire il Modello Contabile e, facoltativamente, la Modalità di Pagamento e di procedere alla generazione della registrazione contabile.

N.B. con questi dati mancanti la fattura si trova in stato “Documento da Completare” con un pallino in rosso proprio ad indicare che qualcosa manca ed il documento non è evadibile.

Non appena andrò ad inserire i dati mancanti, il documento sarà evadibile, evidenziato dal pallino in verde.

Per completare la registrazione della fattura va cliccato su “Documenti Ricevuti” che aprirà la registrazione con i dati proposti estrapolati dalla fattura in AMMINISTRAZIONE/CONTABILITA’/MOVIMENTI CONTABILI/DOCUMENTI RICEVUTI

Se tutti i dati sono corretti, a questo punto basterà salvare la fattura.

Rispetto alla modalità di registrazione presente nel modulo base non cambiano né i dati necessari, né la logica di registrazione.
Quello che differisce è la modalità operativa: con il modulo avanzato il Fornitore viene inserito nella procedura Assegnazione Fornitore, come step preliminare, i restanti dati nella procedura Registrazione in Contabilità che contiene anche le funzioni di registrazione.

Registrazione in Acquisti

In fase di importazione, fra le altre operazioni, ESP salverà le informazioni presenti sull'XML eventualmente contenute nei blocco 2.1.2.DatiOrdineAcquisto e 2.1.8 DatiDDT, che rappresentano una possibile base di ricerca degli Ordini Fornitore e delle Bolle di Carico presenti nel gestionale che potrebbero essere fatturati dal Documento in questione.

La procedura premette di filtrare i Documenti e di visualizzare due griglie.
La prima, nella quale vengono mostrati i Documenti Ricevuti Importati che si è scelto di registrare in Acquisti, filtrati con i criteri impostati.
La seconda gli Ordini Fornitori o le Bolle di Carico del Fornitore (del Documento selezionato nella prima griglia) che sono presenti sul gestionale e che sono ancora almeno in parte da fatturare.
La scelta del fatto che siano visualizzati gli Ordini Fornitori o le Bolle di Carico, dipende dalle scelte fatte in Parametri Comunicazioni Digitali.

Alla prima selezione di un Documento nella prima griglia, vengono eventualmente proposti come già selezionati i documenti Ordine/Bolla per i quali si è trovata una corrispondenza nel file XML.
E' comunque sempre possibile, eliminare le associazioni proposte o aggiungere selezioni di documenti non riportati nell'XML ma ancora da fatturare almeno parzialmente.

A selezioni effettuate, viene compilato il campo Doc. Ricevuto Collegato, presente in griglia, con il riferimento al documento della prima griglia per il quale si è impostata l'associazione.

Al riguardo dell'operazione di collegamento tra un Documento Ricevuto Importato (nella prima griglia) ed un Ordine Fornitore o una Bolla di Carico è necessario aggiungere un dettaglio, molto importante, che rappresenta una novità della versione rilasciata con la SP Mago4 3.2.
L'operazione di collegamento agisce anche sui Documenti di Origine, sostanzialmente bloccando le modifiche e l'uso dei documenti per generarne altri ad esempio con travaso, al fine di preservare le informazioni di fatturazione (e di quantità) che sono state considerate dalla Registrazione in Acquisti e che devono mantenersi fino alla generazione della Fattura di Acquisto collegata. È stato inserito infatti un nuovo campo, In Elaborazione FE visibile nella scheda Altri Dati, sezione Stato sia sulle Bolle di Carico che sugli Ordini Fornitore che:

• Se selezionato impedisce di entrare in modifica sul documento o di utilizzarlo per generare fatture di acquisto con travaso.
• Viene modificato solo ed esclusivamente dal programma con.
  • la selezione, quando nella Registrazione in Acquisti si collega la Bolla o l'Ordine ad un Documento Ricevuto Importato.
  • la deselezione, quando nella Registrazione in Acquisti si elimina il collegamento tra la Bolla o l'Ordine ad un Documento Ricevuto Importato
  • la deselezione, quando si termina il processo di registrazione di una Fattura di Acquisto da procedura.
  • la deselezione, in tutte quelle condizioni particolari (ad esempio la cancellazione massiva di Documenti Ricevuti Importati) che fanno decadere la condizione di "collegamento" tra documenti.

 Pulsanti in testa alla procedura

Visualizza XML e Visualizza Documento

Su entrambe le griglie è presente una funzionalità che permette di visualizzare i dettagli del documento sul quale si è posizionati.
Per la prima griglia, dove sono elencati i Documento Ricevuti Importati il bottone Visualizza XML permette di visualizzare l'XML in modalità a scelta tra ministeriale e semplificata.
Per la seconda griglia, dove sono elencati Ordini Fornitore o Bolle di Carico, il bottone Visualizza Documento permette di aprire in un'altra finestra il documento stesso.

Completa dettagli documento

Il bottone Completa Dettagli Documento permette di completare i dettagli delle singole righe del documento. La sua esecuzione porta all'apertura di una seconda finestra, nella quale:

• se il Documento Passivo non aveva relazioni con Ordini o Bolle, saranno visibili solo le righe presenti nell'XML.
• se c'era una relazione con Ordini o Bolle, saranno presenti due griglie, la prima che mostra le righe presenti nell'XML, la seconda le righe dei documenti di Origine eventualmente messe in relazione.

Tale procedura, nelle sue due diverse declinazioni verrà descritta nei prossimi capitoli.

Collega/Scollega Documento Acquisto

Se l'XML ricevuto si riferisce ad un documento già registrato in contabilità, è possibile abbinare al documento una Fattura di Acquisto già inserita attraverso il bottone Collega Documento di Acquisto.
Il bottone elenca solo i documenti del modulo Acquisti con fornitore e data documento uguali a quelli del Documento Ricevuto Importato selezionato sulla riga, che non sono ancora collegati ad un XML: la discriminante è la presenza o meno sulla Fattura di Acquisto (o sugli altri documenti di Acquisto possibili) di un valore nel campo IdSDI.
Se il totale documento del documento selezionato non corrisponde a quello della fattura elettronica ricevuta appare un messaggio di avvertimento.
Confermando il collegamento, il campo ID Sdi viene abbinato al documento ricevuto e viene aggiornato l'Event viewer.
In caso di errori, è possibile utilizzare il bottone Scollega Documento di Acquisto per eliminare l'abbinamento tra la fattura elettronica ricevuta e la Fattura di Acquisto presente.

 

Reimposta Dati

Il tasto Reimposta Dati è quell'utilità che permette di cancellare i dati impostati in questa procedura e nel completamento dei dettagli di riga e che riporta il Documento Ricevuto Importato alle condizioni in cui era appena eseguita la procedura Assegnazione Fornitori.

 

Rielabora nella precedente procedura

Il tasto Rielabora nella precedente procedura invece, oltre che agire nello stesso modo del Reimposta Dati, cancellando tutti i dati impostati e salvati, permette all'utente anche di rielaborare il documento nella procedura Assegnazione Fornitori, di modo da correggere eventuali errori nell'attribuzione del Fornitore o del Registra In.

Completamento Righe del Documento e Associazione con Ordini o Bolle

La procedura implementata presenta due griglie:

1. nella prima è possibile selezionare i documenti processati da “Assegnazione Fornitori” ed inviate in Acquisti
2. nella seconda sono visibili i documenti da poter associare alla fattura selezionata

Una volta eseguita questa associazione si rende necessario completare le righe della fattura con le informazioni mancanti.

È necessario premere, quindi, il comando “Completa dettagli documento”. Essa aprirà un’altra schermata dove Mago4 stesso tenta di collegare le righe degli Ordini o le Bolle a quelle della fattura dove trova coincidenza di dati.

Su ogni riga che selezionerò, in basso il programma mi propone l’associazione che ha effettuato

Se tutte le righe sono complete, i pallini saranno in verde.

Altrimenti sarà necessario inserire i dati mancanti (ad esempio UM mancante, codice iva, ecc…) e premere in alto il tasto “Salva Dati della riga”. Una volta che tutte le righe sono in verde, con il tasto ESEGUI in alto si termina la procedura e la fattura sarà correttamente registrata in ACQUISTI.

N.B. per tutti i dettagli tecnici ed i criteri puntuali di associazione delle righe e dei documenti, si consiglia  di visionare l’articolo su tale procedura presente nella Knowledge Base sul sito di Microarea.