Attività preliminari alla gestione dei Solleciti Cliente
Al fine di gestire correttamente i Solleciti Cliente, è necessario prima di tutto settare dei parametri che saranno considerati come “default” e che sono presenti in PREFERENZE/AMMINISTRAZIONE/PARTITE/PARAMETRI PARTITE
Nella pagina che si aprirà, vi è una tab specifica denominata “Solleciti e Mora”
Qui è possibile indicare le seguenti informazioni: nella tile “Solleciti”
- Il numero massimo di livelli di sollecito per ciascun cliente, impostato di default a 3
- Un testo di apertura da riproporre sempre nel sollecito, costituito da un file .txt che l’utente può salvare in un percorso di rete e modificare a suo piacimento. Di seguito un esempio:
In basso, invece, nella tile “Personalizza Livello e Testo” si potranno modificare i 3 files .txt ognuno contenente un testo specifico in base al livello di sollecito da presentare
Vi è, inoltre, un’altra premessa da fare: in PREFERENZE/AMMINISTRAZIONE/PARTITE/IMPOSTAZIONI PER AZIENDA/UTENTE PARTITE vi è il seguente parametro che attiva una procedura denominata “Sollecito Clienti” che descriveremo più avanti in questa guida. A seconda che il parametro sia attivo, la gestione solleciti avverrà attraverso la procedura, altrimenti essa avverrà attraverso gli “Estratti Conto Clienti”.
Un’ultima premessa da fare riguarda ciò che va specificato in ogni Anagrafica Cliente, nella tab “Dati Pagamento” tile “Solleciti di Pagamento”.
Qui, intanto, è necessario flaggare “Abilita Gestione” se si vuole che un cliente rientri nelle procedure di sollecito.
Inoltre, la “Soglia minima” determina l’importo minimo per cui il cliente può essere sollecitato.
“Nr. inviati livello max” è un dato statistico che evidenzia quante volte il cliente è stato sollecitato all’ultimo livello.
“Livello ultimo invio” indica, invece, a quale livello di invio si trova il cliente. “In data” rappresenta la data dell’ultimo invio e “Importo ultimo invio”, invece, è l’importo per cui il cliente è stato sollecitato l’ultima volta.
Gestione Solleciti Cliente
Vi sono due diverse modalità con cui inviare i solleciti a cliente:
Tramite Estratti Conto Cliente
In AMMINISTRAZIONE/PARTITE/ESTRATTI CONTO CONTABILI/ESTRATTI CONTO CLIENTI vi è un report che stampa un estratto conto di uno o più clienti dove è possibile stampare il testo del sollecito ed inviarlo direttamente al cliente. (N.B. in questo caso il parametro in PREFERENZE/AMMINISTRAZIONE/PARTITE/IMPOSTAZIONI PER AZIENDA/UTENTE PARTITE denominato “Sollecito Clienti” deve essere DISATTIVO)
Nel nostro esempio, genereremo un Estratto Conto con sole partite aperte e per un solo cliente con i seguenti parametri
Nella seconda schermata è necessario prestare attenzione ai parametri di seguito evidenziati in giallo
- Gestisci solleciti abiliterà il sollecito al cliente
- Ristampa, andrà a riproporre il livello dell’ultimo sollecito
- Data aggiornamento solleciti, indicherà in quale data il sollecito sarà gestito
Infine, in basso nella tile “Invio Email” sarà possibile stabilire di inviare automaticamente l’estratto conto ai riferimenti email indicati nell’anagrafica del cliente.
Questo sarà il risultato del report così elaborato:
Gestione Solleciti dalla procedura “Sollecito Clienti”
In questo caso il parametro in PREFERENZE/AMMINISTRAZIONE/PARTITE/IMPOSTAZIONI PER AZIENDA/UTENTE PARTITE denominato “Sollecito Clienti” deve essere ATTIVO.
La procedura si trova in AMMINISTRAZIONE/PARTITE/PARTITE CLIENTE
La procedura si presenta come segue
Filtri
Data Scadenza: è la data di riferimento per l'estrazione degli importi scaduti, è proposta uguale alla data applicazione.
Data Sollecito: è la data utilizzata per stampare le lettere di sollecito e per aggiornare i dati in anagrafica clienti, ed è proposta uguale dalla Data Scadenza.
Se l'opzione Proponi Livello Ultimo Sollecito è selezionata, nelle rate estratte viene proposto il livello dell'ultimo sollecito al fine di ristampare l'ultimo sollecito.
Azioni
E' possibile inviare i solleciti tramite Email usando tutti i tipi indirizzo oppure gli indirizzi di un tipo soltanto (Normale o Posta Certificata), considerando o meno l'indirizzo Email della sede pagamenti.
E' possibile inoltre stampare le lettere inviate.
Una volta premuto su “ESTRAI” il risultato sarà il seguente
I clienti sono ordinati per codice. Tutte le colonne possono essere riordinate in ordine crescente/decrescente, le righe sono automaticamente selezionate se la Data ultimo invio è precedente all'attuale Data Sollecito.
Sono estratti solo i clienti che gestiscono i solleciti e che hanno un saldo in divisa base maggiore della loro soglia minima.
Calcolo Livello Sollecito:
Se la Data Sollecito impostata nei Filtri è minore o uguale alla Data ultimo invio, il sollecito corrente corrisponde ad una ristampa dell'ultimo sollecito inviato, per cui il Livello Sollecito è lo stesso già presente in anagrafica cliente ed è uguale al Livello ultimo invio.
Se la data scadenza della prima rata aperta è minore o uguale alla Data ultimo invio, quello corrente è un nuovo livello di sollecito, il Livello Sollecito è quello presente in anagrafica clienti incrementato di 1.
Se la data scadenza della prima rata aperta è maggiore della Data ultimo invio, il sollecito corrente riparte dal primo livello. In questo caso la procedura azzera i dati ultimo invio in anagrafica cliente e nella griglia.
I dati estratti nella griglia non sono editabili, ad eccezione del Livello Sollecito.
L'icona Visualizza Report mostra la lettera di sollecito che sarà stampata ed inviata al cliente.
Il report utilizzato per stampare la lettera di sollecito può essere personalizzato nei Parametri Partite.
Se il cliente ha impostato una lingua estera, la lettera di sollecito viene stampata nella lingua del cliente.
Premendo il bottone Esegui sulla toolbar, la procedura esegue le seguenti operazioni:
- stampa/invia via email le lettere di sollecito ai clienti selezionati;
Il testo della mail può essere personalizzato nei Parametri Mail per la procedura Sollecito Clienti.
- aggiorna i dati sollecito in anagrafica clienti: il livello ultimo sollecito, data e importo. Se la lettera di sollecito raggiunge il livello massimo, il programma aggiorna anche il numero di invii del sollecito di livello massimo.
La procedura può essere schedulata.