Mai avuto necessità di avere il pieno controllo su chi può vedere cosa nei documenti aziendali? Abbiamo una buona notizia: quel momento è arrivato.
A partire dalla versione 5.3 in tutte le linee di prodotto ancora un ampliamento delle funzionalità in ambito di visibilità dei dati che si espande anche ai documenti di acquisto e di vendita permettendoti di gestire accessi e permessi in modo semplice e personalizzabile.
CONTROLLO TOTALE: CHI VEDE COSA
Grazie alla gestione avanzata tramite Entità Custom, ora puoi:
- decidere esattamente quali documenti può visualizzare ogni utente in riferimento a tutto il ciclo attivo e passivo;
- suddividere la visibilità per area, ruolo o competenze;
- proteggere le informazioni sensibili senza appesantire il lavoro quotidiano.
IN SINTESI?
Più sicurezza. Meno confusione.
COME FUNZIONA
1. Attiva la visibilità sulle entità custom
Dalla finestra dedicata, abilita la funzione e scegli se applicarla ai documenti di acquisto, di vendita… oppure ad entrambi.
2. Configura le tue entità custom
Crea all’interno dell’entità custom i gruppi di visibilità che ti servono e indica esattamente dove possono essere utilizzati; se vuoi che compaiano solo sui documenti di vendita o sugli acquisti o entrambi. Un gruppo può rappresentare idealmente un’ intera area o divisione della tua azienda, oppure un ruolo che il singolo utente o un insieme di essi può ricoprire oppure ancora una competenza che si deve possedere per poter accedere alla visualizzazione del dato. Non c’è un limite alla mappatura funzionale di essi.
3. Assegna un codice di visibilità
Assegna a ciascun gruppo definito nell’entità custom una chiave di visibilità per controllarne la visualizzazione. Solamente chi la riceve potrà vederlo assieme a tutti i documenti appositamente contrassegnati con esso: per farlo troverai nelle Richieste, Offerte, Ordini e Documenti di acquisto/vendita il nuovo campo Gruppo Visibilità, nella scheda Altri Dati.
4. Assegna le chiavi di visibilità agli utenti
Completa la configurazione profilando gli utenti di Mago, qualora necessario, assegnando loro le corrette chiavi di visibilità per poter accedere o meno ai differenti gruppi in precedenza definiti.
E se utilizzi la WMS? Nessun problema! Il gruppo arriva anche sui documenti di Ricevimento Merci e Invio merce.
COSA VEDE CIASCUN UTENTE?
Solo ciò che deve vedere. Qualora in possesso di un gruppo associato come valore di default, esso verrà automaticamente impostato su ogni nuovo documento da lui generato.
IN CONCLUSIONE
Questa nuova gestione della Visibilità ti permette di:
- migliorare la sicurezza interna;
- snellire i flussi di lavoro;
- garantire a ogni utente la visualizzazione della sola informativa davvero necessaria;
- personalizzare la gestione documentale come mai prima d’ora.
Una piccola grande rivoluzione nella tua operatività quotidiana!
REQUISITI E LIMITAZIONI
- Disponibile su MagoCloud, MagoWeb, Mago4
- Moduli necessari: Visibility