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Risorse Umane: Gestione delle presenze per commesse

Le soluzioni di rilevazione presenze hanno sempre coperto una sola esigenza: rilevare chi è presente al lavoro per poi totalizzarne le ore in un cartellino più o meno informatizzato. Ma come rilevare a cosa sta lavorando ogni risorsa? Come, in altre parole, acquisire le commesse a cui la risorsa si sta dedicando nell’arco della giornata?
Risorse Umane per Mago4 risolve entrambe le esigenze permettendo di gestire le classiche necessità di rilevazione delle presenze ma anche raccogliendo l’indicazione della commessa e generando quindi, a fine mese, i movimenti di contabilità analitica, ripartendo i costi effettivi rilevati dalle buste paga e non un costo medio teorico.

E tutto questo grazie all’innovativa interfaccia di firma delle presenze basata su pin o lettore barcode su un pc touch screen che rende inutili anche i rilevatori di presenza tradizionali. E la firma delle presenze è possibile anche in caso di telelavoro o missioni fuori dall’azienda accedendo all’apposita area intranet tramite i più diffusi dispositivi mobili in commercio.
Ma Risorse Umane è anche un'area internet riservata in cui il singolo dipendente può scaricare la busta paga, consultare la reportistica sulle presenze e qualsiasi altra documentazione aziendale.

Tutti i dati di Risorse Umane sono disponibili in InfoBusiness, la suite di business intelligence direttamente collegata a Mago4; questo consente di analizzare i costi del personale con una velocità e immediatezza mai vista prima, per singola commessa di lavoro.

AMBIENTE DI UTILIZZO

Il sistema nasce per la rilevazione delle presenze in aziende in cui siano presenti impiegati, consentendo la timbratura della presenza direttamente dal pc connesso alla rete di dominio, autenticando la risorsa con le credenziali di accesso alla rete.
L’ulteriore possibilità di rilevazione tramite touchscreen o totem consente ai dipendenti operanti in ambienti diversi dagli uffici (come le aree di produzione, ad esempio) di rilevare la timbratura direttamente a schermo, immettendo un pin (o utilizzando un qualsiasi altro sistema di autenticazione compatibile con Windows come smartcard, tessere magnetiche, iride, radiofrequenza).

L’aver abbandonato il tipico lettore di badge magnetico per la rilevazione a favore di una soluzione user friendly consente di raccogliere anche informazioni aggiuntive alla timbratura, come il centro di costo, la commessa o l’ordine di produzione (in combinazione con il modulo EasyMO).

ENTITÀ GESTITE

Sono definiti calendari con pausa, senza pausa, part-time, con pausa flessibile, con flessibilità, dirigenziali, ecc. Ogni risorsa umana è definita direttamente in Mago4 e collocata all’interno di uno specifico organigramma.

L’anagrafica risorse raccoglie i dati specifici inerenti i calendari del dipendente e consente di manipolare le timbrature. L’approccio innovativo del modulo Risorse umane alle timbrature si apprezza maggiormente quando il sistema viene utilizzato per gestire calendari non standard, dove viene gestita la flessibilità settimanale e/o il conto ore mensile.

In questi calendari infatti le singole timbrature giornaliere sono soggette a una serie di vincoli ed al calcolo di un saldo giornaliero di flessibilità attribuito dopo aver considerato vincoli di pausa obbligatoria, limiti di ingresso e quant’altro. Una tipica giornata lavorativa infatti, seppure dipende dall’ora effettiva in cui il dipendente timbra gli intervalli orari, deve poi generare una serie di intervalli giustificativi a seconda di queste complesse logiche. Il modulo genera automaticamente tali elaborazioni consentendo di ottenere il cartellino presenze in tempo reale con tutte le informazioni necessarie. L’anagrafica dei giustificativi consente di specificare alcuni parametri particolari degli intervalli temporali:

E gli automatismi consentono con estrema facilità di ottenere cartellini e reportistica come il seguente:

Di seguito alcuni esempi di reportistica:

PROCESSO AUTORIZZATIVO E CONTO ORE

Per i calendari soggetti a flessibilità, definiti in base all’anagrafica dei calendari:

Il processo di trasformazione di giustificativi speciali, come uno straordinario, passa da una fase approvativa effettuata direttamente dal responsabile del team, attraverso l’apposita area Web. In questo modo il reale ricorso alla flessibilità viene comunque monitorato e il risultato per l’azienda è un più puntuale controllo dei tempi ed un minor ricorso a straordinari fittizi. La fase successiva all’approvazione dei capi ufficio è la fase di assestamento, in cui il referente autorizzato procede all’elaborazione dei dati in modo da ottenere i dati aggiornati e generare eventualmente i report per la generazione delle buste paga fiscali.

CONTO ORE
I calendari di tipo conto ore consentono di accreditare in un conto ore annuale i saldi positivi di flessibilità rilevati a fine mese attraverso l’apposito Wizard di assestamento timbrature, tramite cui è possibile decidere se addebitare al conto ore un dato saldo o in busta paga:

Una reportistica dedicata consente di verificare ogni informazione di dettaglio.

AREA WEB

Grazie al nostro verticale WebFarm sviluppato per Mago4, il plus del modulo Risorse Umane è un'apposita interfaccia Web, basata sul CMS DotNetNuke, tramite cui, da un lato, è possibile per l'azienda raccogliere le timbrature con riconoscimento automatico dell’utente del dominio Microsoft della rete, e dall'altro, per il singolo dipendente scaricare la busta paga, consultare la reportistica sulle presenze e qualsiasi altra documentazione messa a disposizione dall’Azienda direttamente in Mago4 nel modulo EasyAttachment.

Sempre sul Web è possibile consultare la propria situazione del conto ore:

O approvare le timbrature speciali dei propri sottoposti:

E’ anche consentito aggiornare il proprio profilo professionale e scaricare un curriculum aggiornato in formato PDF. Grazie a WebFarm infatti il modulo Risorse Umane si arricchisce di una vera e propria intranet in cui è possibile pubblicare qualsiasi informazione inerente i dipendenti, e tenere traccia della presa visione da parte loro.

FIRMA DA SMARTPHONE

Questa è la funzionalità che rende Risorse Umane un must have in azienda: grazie a questo modulo infatti i dipendenti possono rilevare la loro attività lavorativa direttamente presso i clienti specificando la commessa su cui stanno lavorando. E’ da notare che la firma della presenza è rilevabile anche senza la copertura di rete internet e che viene raccolta anche la posizione GPS al momento della timbratura.